節省時間策略是确保業(yè)務報告能(néng)夠迅速提交的(de)一些最有(yǒu)效的(de)方式。加速複核過程的(de)一個(gè)最簡單的(de)方法，就是要避免把那些必然會(huì)從報告中删除的(de)事項寫進報告。以下就是我認爲不應當在實際報告中使用(yòng)的(de)十項内容。避免使用(yòng)（或在少(shǎo)數情況下，限制(zhì)使用(yòng)）下列十種說法，也(yě)許不能(néng)幫助你(nǐ)在後續環節中節省大(dà)量時間，但(dàn)是卻能(néng)夠降低客戶的(de)對抗心理(lǐ)和(hé)不必要的(de)重寫次數。你(nǐ)甚至可(kě)能(néng)會(huì)由于報告撰寫的(de)清晰和(hé)有(yǒu)效赢得良好的(de)聲譽。一、“管理(lǐ)層應該考慮……”内部審計(jì)報告應該爲采取具體行(xíng)動而提出嚴謹的(de)整改建議。當我們的(de)建議僅僅是“考慮”某個(gè)問題時，會(huì)削弱對問題采取行(xíng)動的(de)緊迫感。沒有(yǒu)任何内部審計(jì)人(rén)員會(huì)希望管理(lǐ)層對建議的(de)反饋就是簡單的(de)“好，我們會(huì)考慮的(de)。”我們有(yǒu)時會(huì)不自覺地(dì)使用(yòng)像“似乎是”、“我們的(de)印象是”或者“看起來好像是”等短語來降低我們做出論斷的(de)潛在風險。但(dàn)如(rú)果你(nǐ)太執著(zhe)于規避這種風險，那就會(huì)出現新的(de)風險，報告的(de)讀(dú)者就會(huì)得出這樣的(de)結論，你(nǐ)提交的(de)報告沒有(yǒu)确鑿的(de)證據予以支持。他(tā)們需要了解是否能(néng)夠信賴你(nǐ)的(de)各種審計(jì)發現及建議，模棱兩可(kě)的(de)詞句聽起來可(kě)能(néng)更像是來自直覺。如(rú)果你(nǐ)們的(de)報告中有(yǒu)這些模棱兩可(kě)的(de)詞句，複核人(rén)員将報告退回并要求你(nǐ)提供更多信息，也(yě)就不足以爲奇了。由于“明(míng)确地(dì)”“特别是”或“非常”這類的(de)詞主要表達強調的(de)意思，看上(shàng)去不再模棱兩可(kě)。但(dàn)是這些強調并不确切，以緻于他(tā)們會(huì)導緻另一類型的(de)模糊。強調語句會(huì)産生這樣的(de)問題，比如(rú)“重大(dà)的(de)”，是和(hé)誰進行(xíng)比較？“明(míng)确地(dì)”，又(yòu)是依據哪些标準？如(rú)果你(nǐ)在審計(jì)報告中大(dà)量使用(yòng)強調程度的(de)詞，那麽，同一份報告的(de)不同讀(dú)者就可(kě)能(néng)對你(nǐ)所表達的(de)内容形成非常不同的(de)印象。如(rú)果用(yòng)數字23%或三百萬就能(néng)夠說明(míng)一件(jiàn)事情，使用(yòng)“非常大(dà)”又(yòu)究竟意味著(zhe)什(shén)麽呢？避免模糊不清是好的(de)，但(dàn)使用(yòng)像“所有(yǒu)”“沒有(yǒu)”“從來不”和(hé)“總是”等詞也(yě)是一種風險。“你(nǐ)總是”和(hé)“你(nǐ)從來不”對于客戶來說都(dōu)是容易引起争議的(de)提法，這會(huì)促使他(tā)們尋找例外來駁斥你(nǐ)，而不是檢查真正存在的(de)問題。你(nǐ)可(kě)以說一共測試了10 筆(bǐ)交易，并發現這10 筆(bǐ)交易都(dōu)沒有(yǒu)經過批準，這樣會(huì)比較合适。但(dàn)如(rú)果說所有(yǒu)交易都(dōu)沒有(yǒu)經過批準，就顯得過于武斷。内部審計(jì)報告的(de)目的(de)是帶來積極的(de)改變，而不是确定責任。當我們的(de)報告讓人(rén)覺得我們站在中立而不是對抗性的(de)立場(chǎng)上(shàng)時，客戶就更有(yǒu)可(kě)能(néng)與我們達成共識。我們的(de)目标就是提出問題根源，而不是要公布當事人(rén)的(de)名字。審計(jì)報告确實需要落實根據建議進行(xíng)整改的(de)責任人(rén)，但(dàn)如(rú)果說“這都(dōu)是弗雷德的(de)錯”，結果就會(huì)很糟。報告中如(rú)過度使用(yòng)“管理(lǐ)層未能(néng)實施适當的(de)控制(zhì)措施”這樣的(de)陳述，就一定會(huì)惹惱那些能(néng)夠提供解決方案的(de)人(rén)。我們應當簡單地(dì)說明(míng)問題，不要使用(yòng)像“缺乏”或“不能(néng)”等詞來進行(xíng)指責，這樣才更有(yǒu)可(kě)能(néng)産生所需要的(de)整改行(xíng)動，同時要有(yǒu)助于維護與管理(lǐ)層之間的(de)關系，爲下次我們能(néng)夠再在該領域繼續開(kāi)展審計(jì)工(gōng)作打下基礎。
幾年前，接受審計(jì)的(de)機構或個(gè)人(rén)通常被稱爲“被審計(jì)對象”。但(dàn)那是過時的(de)說法。現在許多專家都(dōu)認爲這個(gè)詞彙帶有(yǒu)負面的(de)含義，同時還暗(àn)示了接受審計(jì)的(de)機構被迫接受了審計(jì)。内部審計(jì)已經成爲一種合作的(de)工(gōng)作過程，像“審計(jì)客戶”和(hé)“審計(jì)顧客”等詞彙就能(néng)夠表達我們正在和(hé)管理(lǐ)層一起工(gōng)作，而不是指導他(tā)們工(gōng)作。每個(gè)專業(yè)都(dōu)需要特定數量的(de)專業(yè)語言，但(dàn)是我們在内部審計(jì)報告中用(yòng)的(de)技術(shù)術(shù)語越少(shǎo)，我們的(de)信息就會(huì)更清晰。如(rú)果你(nǐ)的(de)審計(jì)報告中一頁多的(de)篇幅都(dōu)是用(yòng)“交易控制(zhì)”、“分(fēn)層抽樣法”或“非同步傳輸模式”等術(shù)語，你(nǐ)就會(huì)發現一些讀(dú)者在閱讀(dú)報告時半途而廢。
我們都(dōu)傾向于在審計(jì)報告中使用(yòng)像“内部審計(jì)發現”或“我們發現”這樣的(de)表述，如(rú)果内部審計(jì)由于一開(kāi)始就發現了某些膚淺的(de)問題而沾沾自喜，管理(lǐ)層通常對此感到(dào)不滿。
你(nǐ)希望這些審計(jì)報告的(de)讀(dú)者都(dōu)記得你(nǐ)的(de)建議并采取行(xíng)動進行(xíng)整改，所以不要把那些建議埋沒在大(dà)堆華而不實或冗餘的(de)詞藻中。例如(rú)，當可(kě)以用(yòng)“由”時就不要用(yòng)“由此種方式”；當你(nǐ)是指“現在”，就不要用(yòng)“在目前的(de)時間”；可(kě)以用(yòng)“爲了”時，就不要用(yòng)“爲了達成該目标”。
