審計(jì)範圍爲集團公司本部和(hé)相(xiàng)關二級單位，主要包含系統工(gōng)程、物(wù)資采購(gòu)、對外投資合作、融資等方面的(de)重大(dà)經濟合同（以正在履約的(de)合同爲主）。采取就地(dì)審計(jì)的(de)方式，并明(míng)确了被抽查審計(jì)的(de)集團公司××部門等12個(gè)單位和(hé)分(fēn)、子公司。審計(jì)内容包括經濟合同的(de)管理(lǐ)制(zhì)度、合同簽約程序、合同條款及内容、合同履約執行(xíng)情況、合同檔案管理(lǐ)等，爲了全面評價經濟合同訂立、執行(xíng)、管理(lǐ)、歸檔等過程情況，爲進一步完善合同管理(lǐ)提出合理(lǐ)化建議，防範上(shàng)述過程中的(de)法律風險。按照(zhào)時間安排，審計(jì)部一行(xíng)6人(rén)分(fēn)兩個(gè)審計(jì)小(xiǎo)組，于××年××月(yuè)××日到(dào)××月(yuè)××日，曆時××天，完成了重大(dà)經濟合同專項的(de)現場(chǎng)審計(jì)。審計(jì)前做了充分(fēn)的(de)準備工(gōng)作，編制(zhì)了較爲詳盡統一的(de)審計(jì)内容測試表（見表1、表2和(hé)表3），針對審計(jì)人(rén)員對合同管理(lǐ)的(de)了解水(shuǐ)平，做了具體的(de)分(fēn)工(gōng)。審計(jì)中采用(yòng)相(xiàng)應的(de)符合性測試和(hé)實質性測試方法，對各被審計(jì)單位提供的(de)有(yǒu)關制(zhì)度和(hé)重大(dà)經濟合同文(wén)本及相(xiàng)關資料進行(xíng)了審核和(hé)查閱，就具體抽查的(de)合同情況與有(yǒu)關人(rén)員進行(xíng)了交流，還到(dào)合同項目現場(chǎng)查看合同執行(xíng)履約情況。在合同項目内容上(shàng)，把審計(jì)抽查重點放(fàng)在重大(dà)工(gōng)程項目相(xiàng)關合同、采購(gòu)合同、投資項目以及融資合同等方面。審計(jì)複核結果表明(míng)，審計(jì)工(gōng)作[各類審計(jì)方法案例報告模闆關注公衆号内審網可(kě)獲取,内審網注]審查的(de)内容基本全面，未發現遺漏。現場(chǎng)審計(jì)結束後，審計(jì)項目主審彙總審計(jì)事項，并在出具審計(jì)報告前，就審計(jì)發現的(de)問題和(hé)相(xiàng)關部門及公司骨幹進行(xíng)了充分(fēn)的(de)溝通。
從總體情況看，集團各相(xiàng)關業(yè)務單位和(hé)分(fēn) 、子公司都(dōu)設立了合同管理(lǐ)職能(néng)部門，對合同檔案設有(yǒu)專人(rén)管理(lǐ)；集團公司及部分(fēn)分(fēn)子公司根據自身管理(lǐ)實際情況，制(zhì)定了本單位的(de)《合同管理(lǐ)辦法》，未建立《合同管理(lǐ)辦法》的(de)公司，其合同管理(lǐ)遵照(zhào)或參照(zhào)集團公司的(de)《合同管理(lǐ)辦法》執行(xíng)；對于重大(dà)合同的(de)訂立、除使用(yòng)格式合同外，其他(tā)非經常性合同都(dōu)履行(xíng)了招投标、重大(dà)合同會(huì)審、法律顧問審核、簽約審批等程序；對特别重大(dà)合同都(dōu)進行(xíng)了談判，确保了合同訂立的(de)合法、謹慎、平等、公正的(de)原則。各公司都(dōu)建立了歸檔合同台賬，個(gè)别公司對合同台賬和(hé)合同文(wén)本的(de)保存、查閱建立了信息化管理(lǐ)手段。持有(yǒu)集團合同章(zhāng)的(de)各單位，對合同章(zhāng)的(de)使用(yòng)情況都(dōu)能(néng)夠按集團《合同章(zhāng)使用(yòng)規定》要求進行(xíng)管理(lǐ)，未發現越權使用(yòng)情況。通過審計(jì)，除部分(fēn)公司未按合同規定及時支付工(gōng)程項目進度款存在法律風險，簽訂的(de)采購(gòu)合同涉及其他(tā)競标單位投訴而終止履行(xíng)外，本次審計(jì)範圍内，集團各業(yè)務單位正在生效的(de)合同中未見終止履約或投訴、訴訟等情況。鑒于《企業(yè)内部控制(zhì)基本規範》和(hé)“三個(gè)配套指引”的(de)要求，根據《企業(yè)内部控制(zhì)應用(yòng)指引第16号——合同管理(lǐ)》有(yǒu)關規定，集團合同管理(lǐ)制(zhì)度的(de)部分(fēn)内容和(hé)條款尚需改進和(hé)完善。審計(jì)發現，集團公司及二級公司部分(fēn)合同檔案資料中缺少(shǎo)對方提供的(de)法人(rén)證明(míng)資料或授權委托人(rén)證明(míng)資料，也(yě)沒有(yǒu)保存或取得對方合同單位收到(dào)我方法人(rén)證明(míng)資料或授權委托人(rén)證明(míng)資料的(de)收取證明(míng)，爲合同的(de)合法性、有(yǒu)效性埋下了隐患。招标文(wén)件(jiàn)與簽訂的(de)合同有(yǒu)不相(xiàng)符之處，存在控制(zhì)漏洞。審計(jì)抽查××工(gōng)程合同及招投标情況，發現了兩個(gè)問題：一是招投标文(wén)件(jiàn)中“項目單價計(jì)價方法”和(hé)“竣工(gōng)結算”的(de)部分(fēn)條款未寫入合同。二是招投标文(wén)件(jiàn)中“工(gōng)程擔保”約定的(de)内容未在合同中體現。集團公司××管理(lǐ)部招投标文(wén)件(jiàn)存檔管理(lǐ)不規範。招投标文(wén)件(jiàn)沒有(yǒu)建立台賬，也(yě)沒有(yǒu)關聯合同号，給查詢造成困難；近期歸檔文(wén)件(jiàn)資料缺少(shǎo)安全合理(lǐ)的(de)臨時存放(fàng)場(chǎng)所，采用(yòng)堆放(fàng)在辦公室的(de)方式不利于文(wén)件(jiàn)的(de)查找使用(yòng)；負責項目招投标管理(lǐ)的(de)人(rén)員，将年度彙總招投标文(wén)件(jiàn)（電子版）轉發給××部檔案管理(lǐ)人(rén)員統一歸檔，沒有(yǒu)複核程序，無法保證招投标資料的(de)完整性。投資公司項目合同簽訂前的(de)項目立項、評估論證和(hé)決策審批等環節存在與《投資管理(lǐ)暫行(xíng)規定》不符的(de)情況，不利于合同簽訂的(de)風險管控。××部門項目歸檔内容不規範。歸檔目錄未按投資項目全部文(wén)件(jiàn)資料的(de)内容進行(xíng)編排，如(rú)未按項目立項、評估論證、決策審批等類别進行(xíng)劃分(fēn)，導緻在審計(jì)過程中發現部分(fēn)資料未歸檔而散落在經辦人(rén)處或其他(tā)地(dì)方。另經檢查，××公司簽訂的(de)法律顧問協議，檔案中保留的(de)是複印件(jiàn)，管理(lǐ)員不清楚原件(jiàn)的(de)存放(fàng)地(dì)點，也(yě)未将原件(jiàn)保存位置作備注或以其他(tā)方式作出說明(míng)。××分(fēn)公司部分(fēn)工(gōng)程标段采用(yòng)主合同加補充協議（實際是分(fēn)項合同）的(de)做法，存在風險。原則上(shàng)項目的(de)主合同和(hé)補充合同構成項目的(de)合同總額，上(shàng)述合同的(de)主合同和(hé)補充協議都(dōu)是經雙方法人(rén)簽訂的(de)正式有(yǒu)效合同，具有(yǒu)履約效力，如(rú)果管理(lǐ)不善，控制(zhì)不嚴，容易産生漏洞，造成損失。××公司公章(zhāng)使用(yòng)登記表中蓋章(zhāng)的(de)合同數量與合同統計(jì)表中登記的(de)合同數量存在差異。經審計(jì)，××公司××月(yuè)公章(zhāng)使用(yòng)登記表中記錄的(de)蓋公章(zhāng)的(de)合同××份，而合同統計(jì)表中登記的(de)合同××份；××月(yuè)的(de)公章(zhāng)使用(yòng)登記表中記錄的(de)蓋公章(zhāng)的(de)合同××份，而合同統計(jì)表中登記的(de)合同××份，存在較大(dà)差異。差異的(de)主要原因，是××公司的(de)合同由各業(yè)務部門自行(xíng)保管，各部門報送的(de)統計(jì)數據不完整，導緻XX 部門統計(jì)的(de)合同統計(jì)表中相(xiàng)關數據不完整。××公司采購(gòu)合同中部分(fēn)條款值得商榷。一是采購(gòu)合同中賣方的(de)違約責任未在合同中具體規範。審計(jì)抽查的(de)采購(gòu)合同中，對于我方各種違約責任有(yǒu)詳細的(de)規定，但(dàn)未見合同條款關于供應商違約需要承擔的(de)責任。二是目前雙方的(de)合同規定，解決糾紛的(de)方式是遵循國際商會(huì)法律在倫敦申請仲裁，而按照(zhào)集團公司《合同管理(lǐ)辦法》要求，應具備“或可(kě)以向中國國際經濟貿易仲裁委員會(huì)申請仲裁”的(de)條款。部分(fēn)二級公司的(de)合同沒有(yǒu)簽署簽約日期，存在合同的(de)時效性隐患。一是完善合同管理(lǐ)相(xiàng)關制(zhì)度。集團公司可(kě)參照(zhào)《企業(yè)内部控制(zhì)應用(yòng)指引第16 号——合同管理(lǐ)》及其他(tā)有(yǒu)關規定，完善合同管理(lǐ)制(zhì)度，改進相(xiàng)關條款内容，明(míng)确合同管理(lǐ)責任，制(zhì)定管理(lǐ)責任獎懲機制(zhì)，使合同管理(lǐ)符合《企業(yè)内部控制(zhì)基本規範》關于“三個(gè)配套指引”自2012年1月(yuè)1日起在國内主闆上(shàng)市公司施行(xíng)的(de)要求。二是嚴格執行(xíng)集團公司《合同管理(lǐ)辦法》規定的(de)重大(dà)合同會(huì)審制(zhì)度。各分(fēn)、子公司訂立的(de)符合《合同管理(lǐ)辦法》規定标準的(de)重大(dà)合同，應嚴格按規定執行(xíng)會(huì)審制(zhì)度；對于采購(gòu)、供應合同等因價格不确定無法明(míng)确合同金(jīn)額的(de)，可(kě)按合同采購(gòu)量和(hé)曆史價格估算合同金(jīn)額，符合重大(dà)合同标準的(de)按規定執行(xíng)會(huì)審程序，并按照(zhào)審批權限簽署。三是建議集團公司合同管理(lǐ)機構加強合同報表統計(jì)工(gōng)作，充分(fēn)利用(yòng)報表信息。如(rú)對合同情況進行(xíng)統計(jì)分(fēn)析、管理(lǐ)控制(zhì)、風險評估，尤其對重大(dà)合同的(de)訂立、履約等情況進行(xíng)重點分(fēn)析和(hé)評估等，防範履約風險，改進并持續完善合同管理(lǐ)。四是加強對合同簽約人(rén)資格證明(míng)資料的(de)歸檔管理(lǐ)，防範法律風險。集團公司各相(xiàng)關部門及各二級公司的(de)合同管理(lǐ)職能(néng)部門，應加強對合同簽約人(rén)資格證明(míng)資料的(de)收集歸檔工(gōng)作；在沒有(yǒu)第三方公證情況下，還應取得對方合同單位收到(dào)我方法人(rén)證明(míng)資料（或授權委托人(rén)證明(míng)資料）的(de)收取證明(míng)一并歸檔保存，以防範法律風險。五是中标文(wén)件(jiàn)相(xiàng)關條款約定事項與合同條款應統一。訂立經招标确定的(de)項目合同，應充分(fēn)體現中标文(wén)件(jiàn)承諾條款内容，确保合同内容符合招标條件(jiàn)，保障合同履約結果與中标約定一緻，避免合同糾紛，防範相(xiàng)關風險。六是建議集團公司××管理(lǐ)部建立招投标項目台賬，登記關聯合同的(de)訂立單位和(hé)合同号等事項；臨時歸檔的(de)招投标文(wén)件(jiàn)資料的(de)存放(fàng)地(dì)點應符合檔案管理(lǐ)要求，做到(dào)全面完整、排放(fàng)有(yǒu)序、查找方便、場(chǎng)所安全。七是集團對外投資項目的(de)決策流程應嚴格按《投資管理(lǐ)暫行(xíng)規定》執行(xíng)。××公司對于對外投資項目的(de)立項、評估論證和(hé)決策審批等環節程序，以及應制(zhì)定的(de)程序文(wén)件(jiàn)、紀要、記錄、與會(huì)人(rén)員簽名等相(xiàng)關事項應全面完整，減少(shǎo)決策遺漏和(hé)盲點；對于上(shàng)述程序文(wén)件(jiàn)等記錄，應按規範的(de)程序文(wén)件(jiàn)目錄收集整理(lǐ)、編排歸檔，确保完整無缺。八是建議××公司關注采用(yòng)主合同加補充協議（實際是分(fēn)項合同）做法的(de)風險；對補充協議增加金(jīn)額達到(dào)向工(gōng)程造價管理(lǐ)機構備案的(de)合同應及早備案，保證工(gōng)程決算工(gōng)作順利完成。對采用(yòng)主合同加補充協議施工(gōng)标段的(de)項目付款要加強審核，防止重複支付合同進度款，同時應防止重複性合同遭非法利用(yòng)造成資産流失。九是建議××公司加強合同保管業(yè)務部門與具體合同統計(jì)人(rén)員的(de)溝通，具體合同統計(jì)人(rén)員日常應加強公章(zhāng)使用(yòng)登記表中資料的(de)核對與檢查，确保公章(zhāng)有(yǒu)效管理(lǐ)。十是合約簽訂的(de)前提是公正、平等、互惠。建議××公司涉外采購(gòu)合同應充分(fēn)體現平等的(de)合作關系，盡量保護公司的(de)權益。十一是合同簽約時間是合同的(de)要素之一，是合同有(yǒu)效的(de)條件(jiàn)。建議合同管理(lǐ)職能(néng)部門和(hé)簽署人(rén)高(gāo)度重視，完善簽約時間要素，确保合同的(de)合法時點和(hé)生效時長。重大(dà)經濟合同管理(lǐ)專項審計(jì)，不完全是一般的(de)流程專項審計(jì)，雖然包含了合同制(zhì)定、履行(xíng)、變更等流程的(de)審計(jì)，更注重合同訂立過程的(de)機制(zhì)是否完善、合同的(de)内容是否經過嚴格的(de)審核、訂立的(de)條款是否符合有(yǒu)關法律的(de)規定，合同的(de)關鍵措詞是否準确等，稍有(yǒu)不當極有(yǒu)可(kě)能(néng)給集團帶來法律風險和(hé)重大(dà)經濟損失，在風險管控中屬高(gāo)風險領域。審計(jì)小(xiǎo)組本著(zhe)謹慎嚴謹的(de)工(gōng)作态度，審計(jì)前做了較爲細緻的(de)準備工(gōng)作，開(kāi)展多次審計(jì)内容和(hé)審計(jì)要點的(de)討(tǎo)論，制(zhì)訂了統一詳細的(de)審計(jì)内容測試稿；在了解重大(dà)合同所在公司比例和(hé)重點合同所在部門後制(zhì)定了審計(jì)範圍和(hé)具體抽查審計(jì)單位。審計(jì)結果表明(míng)，××公司合同管理(lǐ)基本是規範的(de)，相(xiàng)關管理(lǐ)制(zhì)度也(yě)比較健全，主要問題是部分(fēn)管理(lǐ)要求在執行(xíng)上(shàng)有(yǒu)偏差、部分(fēn)合同在具體執行(xíng)上(shàng)也(yě)有(yǒu)所偏差、部分(fēn)公司的(de)相(xiàng)關管理(lǐ)人(rén)員缺少(shǎo)法律意識、部分(fēn)合同受外來客觀因素影響履約受阻、部分(fēn)合同受國際市場(chǎng)影響合同條款不平等。上(shàng)述具體問題審計(jì)小(xiǎo)組[各類審計(jì)方法案例報告模闆關注公衆号内審網可(kě)獲取,内審網注]在取得确鑿證據後給出審計(jì)結論。事關集團經營風險，審計(jì)報告受到(dào)集團領導高(gāo)度重視，批示存在問題的(de)相(xiàng)關單位及時整改、按時完善。目前集團《合同管理(lǐ)辦法》已經完善發布執行(xíng)，涉及各職能(néng)部門和(hé)各經營單位的(de)審計(jì)問題，除個(gè)别問題因客觀原因有(yǒu)待完善外，其他(tā)審計(jì)問題都(dōu)得到(dào)有(yǒu)效整改落實。本次專項審計(jì)著(zhe)實爲××公司進一步做好合同規範化管理(lǐ)，減低經營風險和(hé)法律風險發揮了一定的(de)作用(yòng)。
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