檔案審計(jì)是指爲了查明(míng)有(yǒu)關檔案活動和(hé)檔案現象與所制(zhì)定的(de)檔案工(gōng)作标準之間的(de)一緻程度，而客觀地(dì)收集和(hé)評估證據，并将結果反饋給檔案管理(lǐ)者，用(yòng)以輔助和(hé)指導檔案工(gōng)作開(kāi)展的(de)一項業(yè)務活動。以上(shàng)對檔案審計(jì)工(gōng)作的(de)定義包含以下幾個(gè)方面的(de)含義：檔案審計(jì)的(de)對象是檔案活動和(hé)檔案現象；檔案審計(jì)工(gōng)作的(de)核心是收集充分(fēn)的(de)、有(yǒu)力的(de)審計(jì)證據；檔案審計(jì)的(de)準則是要客觀公正、實事求是；檔案審計(jì)的(de)依據是已經制(zhì)定成規範的(de)檔案工(gōng)作标準；檔案審計(jì)的(de)作用(yòng)是維護檔紀檔規、改善管理(lǐ)、提高(gāo)工(gōng)作成效。檔案審計(jì)工(gōng)作包含兩個(gè)層次，從宏觀來說是對檔案館自身發展建設的(de)審計(jì)；從微觀來說是對具體檔案業(yè)務活動的(de)審計(jì)。下文(wén)将分(fēn)兩個(gè)部分(fēn)進行(xíng)闡述。
檔案館建設審計(jì)是指審計(jì)機構和(hé)專業(yè)審計(jì)人(rén)員，采取定性和(hé)定量相(xiàng)結合的(de)評價方法，對各級各類檔案館的(de)建設工(gōng)作進行(xíng)測度和(hé)評價，并提出改進和(hé)提高(gāo)的(de)建議。
1.檔案館建設審計(jì)的(de)重要性。對檔案館建設審計(jì)的(de)目的(de)是提高(gāo)檔案館整體水(shuǐ)平與服務質量，更好地(dì)滿足利用(yòng)者的(de)需要。通過審計(jì)檔案館的(de)辦館效益，檢驗各級管理(lǐ)者當初的(de)計(jì)劃、決策、政策正确與否及管理(lǐ)措施的(de)落實情況。審計(jì)的(de)過程實質上(shàng)是一個(gè)實行(xíng)全面質量管理(lǐ)，提高(gāo)服務質量的(de)過程。檔案館建設審計(jì)不但(dàn)是檢測決策目标的(de)實現程度，同時也(yě)是對檔案館整個(gè)工(gōng)作過程的(de)全面監控。
（1）審計(jì)可(kě)以發現檔案館規章(zhāng)制(zhì)度中的(de)漏洞和(hé)缺陷，督促檔案館有(yǒu)關規章(zhāng)制(zhì)度的(de)建立、健全和(hé)完善以及制(zhì)度的(de)有(yǒu)效執行(xíng)等。
（2）審計(jì)可(kě)以對檔案館運作過程中存在的(de)問題進行(xíng)診斷，及時發現問題、解決問題。
（3）審計(jì)可(kě)以結合各個(gè)部門的(de)工(gōng)作考核，對部門及崗位的(de)權、責、利進行(xíng)綜合衡量，來評價工(gōng)作的(de)有(yǒu)效性等。
2.檔案館建設審計(jì)的(de)内容指标。我國檔案館種類繁多，有(yǒu)各級、各地(dì)區綜合性的(de)公共檔案館，也(yě)有(yǒu)專業(yè)檔案館。此處我們主要討(tǎo)論針對普通公共檔案館的(de)建設開(kāi)展的(de)審計(jì)，因爲這類型檔案館分(fēn)布區域廣、服務對象多、影響範圍大(dà)，在我國檔案館體系中具有(yǒu)舉足輕重的(de)作用(yòng)。
（1）各級地(dì)方政府的(de)财政投入情況。公共檔案館作爲政府财政全額撥款單位，檔案館的(de)财政投入在政府收支科目的(de)文(wén)化類下應單獨設立一個(gè)子目。從我國目前的(de)實際情況看，地(dì)方政府對公共檔案館建設的(de)财政投入參差不齊，欠發達地(dì)本區财政投入嚴重不足。但(dàn)也(yě)要注意到(dào)公共檔案館的(de)發展狀況是與本地(dì)區經濟發展狀況緊密相(xiàng)連的(de)，因此在評估時應考慮客觀環境因素，考慮不同地(dì)域經濟發展狀況和(hé)服務人(rén)口總量，因此設計(jì)的(de)指标要合理(lǐ)，要能(néng)體現出本地(dì)區國民(mín)生産總值與館藏資源建設投入之間的(de)關系，體現出本區域利用(yòng)者總量與人(rén)口總量的(de)關系，這樣才能(néng)從根本上(shàng)看出公共檔案館資源投入總量是否能(néng)滿足該區域利用(yòng)者的(de)需求。審計(jì)時可(kě)考慮設立如(rú)下指标：人(rén)均實際投入資金(jīn)量、人(rén)均占有(yǒu)的(de)檔案數量、人(rén)均年增檔案數量等。
（2）公共檔案館的(de)硬件(jiàn)情況。如(rú)，公共檔案館的(de)分(fēn)布是否均衡、地(dì)理(lǐ)位置是否交通方便；硬件(jiàn)設施的(de)設計(jì)是否遵循讓利用(yòng)者使用(yòng)方便的(de)原則；針對弱勢群體，公共檔案館有(yǒu)無無障礙通道、殘疾人(rén)閱覽室和(hé)專用(yòng)設施等。
（3）公共檔案館的(de)軟件(jiàn)情況。“軟件(jiàn)設施”設置是否到(dào)位包括館藏種類是否豐富、實用(yòng)；利用(yòng)者查檔、借檔是否方便、手續是否煩瑣，服務種類是否多樣、齊全，服務形式是否趣味、務實等。
（4）館藏檔案資料的(de)流通情況。衆所周知，檔案館的(de)檔案是用(yòng)來利用(yòng)的(de)，而不是用(yòng)來“藏”的(de)，隻有(yǒu)利用(yòng)的(de)人(rén)越多，檔案流動的(de)速度越快，檔案館作用(yòng)的(de)發揮才越能(néng)最大(dà)化。這就需要在審計(jì)時考察檔案館館藏資源的(de)流通速度、人(rén)均利用(yòng)量等。總之，對公共檔案館的(de)審計(jì)要注重“兩性”。一是效率性，即在有(yǒu)限資源的(de)條件(jiàn)下，公共檔案館是否将資金(jīn)進行(xíng)合理(lǐ)的(de)調配和(hé)調整，最大(dà)限度地(dì)建設館舍、豐富館藏資源、滿足利用(yòng)者需求。二是效果性，即是否實現了公共檔案館建設的(de)預期目标，（内審網注:更多審計(jì)幹貨資源，請關注公衆号内審網）主要包括檔案館的(de)基礎設施建設、檔案館資源是否滿足了利用(yòng)者的(de)信息獲取和(hé)利用(yòng)需求，是否促進了當地(dì)的(de)文(wén)化發展等。
綜上(shàng)所述，檔案館的(de)建設審計(jì)是以改善檔案館的(de)管理(lǐ)素質和(hé)提高(gāo)綜合管理(lǐ)水(shuǐ)平爲目的(de)的(de)，審查檔案館在計(jì)劃、組織、領導控制(zhì)、決策和(hé)執行(xíng)等管理(lǐ)職能(néng)上(shàng)的(de)表現，促進檔案館各個(gè)部門提高(gāo)管理(lǐ)水(shuǐ)平，促使有(yǒu)利要素的(de)優化整合，以加強檔案館整體凝聚力和(hé)提高(gāo)檔案館服務層次。對檔案館的(de)審計(jì)有(yǒu)利于整合檔案館的(de)管理(lǐ)資源，在檔案館提檔升級建設中發揮較明(míng)顯的(de)作用(yòng)。
檔案業(yè)務活動審計(jì)是對基層檔案館的(de)基礎業(yè)務工(gōng)作進行(xíng)檢查評價，促進基本業(yè)務能(néng)力的(de)提高(gāo)。
1.審計(jì)與檔案收集。對檔案收集工(gōng)作的(de)審計(jì)主要是對文(wén)件(jiàn)材料歸檔範圍和(hé)收集質量的(de)監控。通常我們不能(néng)爲收集而收集，而是要有(yǒu)歸檔範圍和(hé)檔案工(gōng)作标準。哪些文(wén)件(jiàn)材料應當被作爲檔案保存，哪些文(wén)件(jiàn)材料沒有(yǒu)成爲檔案保存的(de)必要，這樣的(de)問題在對檔案收集情況進行(xíng)審計(jì)的(de)過程中必須時常思考，才能(néng)更好地(dì)區分(fēn)檔案與非檔案文(wén)件(jiàn)，從而有(yǒu)針對性地(dì)做好檔案收集工(gōng)作。
2.審計(jì)與檔案整理(lǐ)。對檔案整理(lǐ)工(gōng)作的(de)審計(jì)主要是檢查在整理(lǐ)檔案時是否按照(zhào)鑒定标準區分(fēn)不同價值的(de)文(wén)件(jiàn)/區分(fēn)不同的(de)保管期限，在此基礎上(shàng)分(fēn)門别類地(dì)對檔案材料進行(xíng)系統性組合和(hé)排序。尤其是對保管期限的(de)審計(jì)應注意一些檔案，現在看起來沒有(yǒu)價值，将來說不定很有(yǒu)價值；一些檔案，今天用(yòng)起來很頻繁，但(dàn)過了一定時間，可(kě)能(néng)就是廢紙(zhǐ)一堆。因此，區分(fēn)檔案的(de)價值，一定要有(yǒu)長遠眼光(guāng)、戰略思維，不能(néng)憑感覺圖一時之快。
3.審計(jì)與檔案鑒定。檔案的(de)保管期滿之後是續存還是剔除銷毀需要通過鑒定來完成，對鑒定工(gōng)作的(de)審計(jì)關系檔案的(de)“命運”。檔案是不可(kě)多得的(de)原始記錄，也(yě)是不可(kě)再生資源。檔案一經銷毀，覆水(shuǐ)難收，損失無法挽回。檔案作用(yòng)的(de)發揮具有(yǒu)隐蔽性、滞後性、随機性、雙重性、突發性等特征，其作用(yòng)有(yǒu)時容易被人(rén)們所忽略。所謂失去保存價值，也(yě)是相(xiàng)對而言的(de)。随著(zhe)時間的(de)推移，檔案鑒定标準可(kě)能(néng)會(huì)變，拟銷毀檔案的(de)隐形價值可(kě)能(néng)重顯、增值。有(yǒu)些檔案在失去所謂的(de)保存價值後，可(kě)能(néng)還有(yǒu)展覽價值、教學價值等。但(dàn)是老一套“鑒而不毀”的(de)做法也(yě)是不可(kě)取的(de)，與其這樣，還不如(rú)不鑒定。鑒定勢在必行(xíng)，隻是鑒定後的(de)處置方法可(kě)以更靈活多樣，比如(rú)用(yòng)于教學、用(yòng)于展覽等，審計(jì)可(kě)以進一步确定檔案的(de)保管流向。
4.審計(jì)與檔案利用(yòng)。根據檔案法與檔案工(gōng)作規章(zhāng)制(zhì)度的(de)相(xiàng)關要求，在開(kāi)展檔案利用(yòng)工(gōng)作時檔案的(de)利用(yòng)範圍是要受到(dào)限制(zhì)的(de)。是開(kāi)放(fàng)利用(yòng)還是控制(zhì)利用(yòng)？是定密還是解密？檔案開(kāi)放(fàng)利用(yòng)不僅僅是業(yè)務問題，也(yě)關系到(dào)政府的(de)“陽光(guāng)”程度、“開(kāi)明(míng)”程度。審計(jì)就是要對檔案的(de)利用(yòng)開(kāi)放(fàng)範圍進行(xíng)調控，把握哪些是主動公開(kāi)的(de)，如(rú)涉及經濟、文(wén)化、科技、藝術(shù)等檔案；依申請可(kě)以公開(kāi)的(de)，如(rú)内容雖未涉密，但(dàn)較爲敏感的(de)。通過審計(jì)既檢查開(kāi)放(fàng)工(gōng)作的(de)準确度，實現檔案開(kāi)放(fàng)年限與政府信息公開(kāi)的(de)接軌。
5.審計(jì)與檔案編研。編研屬于檔案開(kāi)發利用(yòng)的(de)高(gāo)級形式，編研工(gōng)作開(kāi)展的(de)第一步是選題與選材，在選題上(shàng)往往需要緊扣當前的(de)社會(huì)熱(rè)點，而在選材上(shàng)就需要對所選取的(de)檔案材料進行(xíng)真實性、原始性、完整性鑒别，決定取舍，所以審計(jì)也(yě)應當滲透入檔案編研工(gōng)作之中。
6.審計(jì)與檔案數字化。檔案數字化既有(yǒu)利于檔案的(de)“存”，也(yě)有(yǒu)利于檔案的(de)“用(yòng)”。“存”是通過提供數字化副本利用(yòng)，對檔案原件(jiàn)封存保管，達到(dào)間接保證檔案實體原件(jiàn)安全的(de)目的(de)。“用(yòng)”是檔案信息的(de)數字化可(kě)以使人(rén)們通過計(jì)算機等現代設施設備對館藏檔案的(de)電子信息實施自由查詢、複制(zhì)、備份、遠程服務等，滿足不同種類的(de)個(gè)性化需求，促進檔案信息資源共享。因此，檔案信息數字化應堅持利用(yòng)優先的(de)基本原則，區分(fēn)利用(yòng)重要程度和(hé)保管情況，決策全面開(kāi)展還是有(yǒu)選擇性地(dì)開(kāi)展，這樣工(gōng)作起來才能(néng)有(yǒu)的(de)放(fàng)矢。
總之，檔案業(yè)務活動審計(jì)對檔案管理(lǐ)工(gōng)作具有(yǒu)重要意義，可(kě)以提高(gāo)工(gōng)作的(de)主動性和(hé)前瞻性，避免工(gōng)作的(de)盲目性和(hé)被動性。檔案業(yè)務審計(jì)與檔案館建設審計(jì)一道共同保障引領著(zhe)檔案工(gōng)作向良性的(de)方向前進。
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