一份專業(yè)的(de)采購(gòu)專項審計(jì)方案

所有(yǒu)審計(jì)需要的(de)資料：單位簡介、工(gōng)作總結；單位執行(xíng)的(de)制(zhì)度；财務報表、賬簿及憑證。

其次，采購(gòu)部内部審計(jì)需要的(de)資料：采購(gòu)業(yè)務流程、采購(gòu)審批流程、簽訂合同權限；采購(gòu)招标文(wén)件(jiàn)；采購(gòu)合同、協議及其管理(lǐ)台賬；供應商管理(lǐ)台賬；審計(jì)期間存貨的(de)盤點資料；

債權債務餘額明(míng)細及相(xiàng)關說明(míng)。

其餘的(de)諸如(rú)采購(gòu)（調料）請求資料、市場(chǎng)詢價資料、貨物(wù)檢驗資料等。

采購(gòu)審計(jì)的(de)重點是業(yè)務流程是否合規、價格是否合理(lǐ)、質量是否有(yǒu)保證以及是否存在舞弊。

具體審計(jì)程序、内容與步驟：

一、 供應商的(de)選擇與合同的(de)簽訂

審計(jì)内容（風險點）

（一）篩選供應商沒有(yǒu)按公司的(de)要求與制(zhì)度，沒有(yǒu)經過主管領導的(de)審查與審批。

（二）供應商與預選供應商名單單一，沒有(yǒu)及時評選更新。

（三）單獨與供應商的(de)進行(xíng)談判，談判内容沒有(yǒu)記錄。

（四）合同或訂單所列項目、規格與申請部門所列的(de)項目、規格不符，包括數量與價格等。

（五）簽訂合同或訂單的(de)條款與談判内容不一緻。

（六）申請物(wù)資采購(gòu)沒有(yǒu)核對預算項目及庫存材料，簽核手續不齊全。

（七）物(wù)資采購(gòu)價格的(de)确定依據不充分(fēn)、不合理(lǐ)，與當時的(de)市場(chǎng)價相(xiàng)差較大(dà)。

（八）采購(gòu)合同條款缺乏公平、公正，公司處于被動的(de)地(dì)位。

（九）合同簽訂不按權限規定執行(xíng)，有(yǒu)超過權限簽訂合同的(de)情況。

（十）急需物(wù)資、零星物(wù)品的(de)采購(gòu)超出批準自購(gòu)範圍，采購(gòu)金(jīn)額違反《管理(lǐ)人(rén)員權限》規定。

（十一）生産緊急物(wù)資（急件(jiàn)）或項目預算外增加的(de)物(wù)資（經領導口頭同意的(de)）購(gòu)入使用(yòng)後，沒有(yǒu)補辦相(xiàng)關手續。

（十二）物(wù)資采購(gòu)不是直接從生産廠(chǎng)家購(gòu)買。

對應的(de)審計(jì)程序與步驟：

（一）查閱并收集公司關于選擇供應商（采購(gòu)）的(de)制(zhì)度及相(xiàng)關的(de)操作流程，抽查所有(yǒu)采購(gòu)部存檔的(de)供應商名單，确定其是否經領導或關委員會(huì)批準；再從系統抽查各類物(wù)資材料供應商名單各30個(gè)，與核對的(de)供應商名單核對，确定名單在批準的(de)範圍内。

（二）抽查各類材料、物(wù)資、土(tǔ)建、安裝等供應商的(de)名單，比較曆年來的(de)供應商名單的(de)變化，确定其是否供應商名單較少(shǎo)，比較單一，沒有(yǒu)年度評定與考核，沒有(yǒu)及時引進新的(de)供應商，名單沒有(yǒu)及時更新。

（三）從采購(gòu)部門抽查相(xiàng)關的(de)談判資料50份，查看其是否有(yǒu)談判記錄，是否由采購(gòu)員單獨與供應商進行(xíng)談判，談判人(rén)員的(de)簽字是否齊全等。

（四）從ERP系統抽查各類合同或訂單各40份，根據申請部門填寫的(de)《物(wù)資采購(gòu)申請表》詳列的(de)物(wù)資名稱、規格、數量，核對合同或請單上(shàng)的(de)物(wù)資名稱、規格、數量是否相(xiàng)符，如(rú)不符，要求提供不符的(de)相(xiàng)關證明(míng)與文(wén)件(jiàn)。

（五）了解談判的(de)流程及有(yǒu)關的(de)談判記錄，查看50份合同或訂單日及其相(xiàng)關的(de)談判記錄，對比采購(gòu)合同或訂單的(de)内容及條款，确保談判内容與合同内容一緻；主管領導是否适度參與談判等。

（六）重點抽查10個(gè)大(dà)的(de)采購(gòu)項目，查閱其預算項目核對相(xiàng)應合同所附的(de)明(míng)細項目，确定其是否超出預算項目，如(rú)果超出預算項目，則跟蹤檢查操作程序及索取有(yǒu)關的(de)批準文(wén)件(jiàn)。并查閱倉庫的(de)核查手續是否齊全，是否簽署意見等。

（七）抽查30價格較大(dà)的(de)采購(gòu)合同，确定價格及供貨條款是否經過審批，查看供應商報價和(hé)其他(tā)供應商報價的(de)原始資料，核對價格比較審批表，證實價格确定的(de)來源或者經采購(gòu)領導小(xiǎo)組批準的(de)相(xiàng)關文(wén)件(jiàn)；檢查采購(gòu)部的(de)市場(chǎng)價格資料來源的(de)廣泛性與準确性。并抽樣做市場(chǎng)信息調查，與同期同類材料市場(chǎng)價格比較，分(fēn)析供應商報價的(de)合理(lǐ)性。

（八）抽查采購(gòu)合同30份，追溯到(dào)與供應商就簽訂合同商談的(de)詳細内容記錄，了解合同起草(cǎo)的(de)過程，有(yǒu)否對所列條款進行(xíng)研究、審定，或咨詢公司法律顧問。并根據《合同法》分(fēn)析各具體條款的(de)合理(lǐ)、公平、公正性。

（九）根據公司有(yǒu)關的(de)權限表，抽查每類合同各20份，查閱合同的(de)審批人(rén)，是否在授權的(de)範圍内，如(rú)有(yǒu)超過審批權限，則要追查其原因，并要求提供相(xiàng)應的(de)授權書(shū)等。

（十）查閱自購(gòu)的(de)訂購(gòu)單與《急需物(wù)資申請表》上(shàng)的(de)物(wù)資名稱核對是否一緻，有(yǒu)否借急用(yòng)之名采購(gòu)急需物(wù)資以外的(de)設備，查看審批權限是否按采購(gòu)流程操作和(hé)有(yǒu)關權限标準規定執行(xíng)。

（十一）抽查《急需物(wù)資申請表》有(yǒu)關人(rén)員簽批是否符合權限規定，申購(gòu)部門領導、采購(gòu)部領導簽署的(de)意見是否同意“先購(gòu)買，後補辦手續”，對應簽批日期和(hé)補辦請購(gòu)、訂單日期判斷補辦手續的(de)及時性。

（十二）抽查50份通過中間商采購(gòu)的(de)合同（10000元或以上(shàng)），詢問不直接向制(zhì)造商購(gòu)貨的(de)原因，查詢與制(zhì)造商直接接洽的(de)證明(míng)。如(rú)有(yǒu)可(kě)能(néng)直接向制(zhì)造商了解購(gòu)貨價格及已訂合同的(de)價格。

二、 采購(gòu)訂單（合同）的(de)執行(xíng)方面

審計(jì)内容（風險點）

（一）采購(gòu)合同或訂購(gòu)單重複打印簽批，存在重複購(gòu)進、付款的(de)風險。

（二）供應商沒有(yǒu)按合同規定時間發貨或發貨物(wù)不齊全。

（三）供應商沒有(yǒu)按合同規定的(de)品牌、生産商或不可(kě)外包等條款提供貨物(wù)。

（四）合同執行(xíng)進度沒有(yǒu)建立報告制(zhì)度，沒有(yǒu)報告采購(gòu)主管。

（五）訂單或合同在執行(xíng)過程中條款的(de)變更缺乏依據。

（六）合同或訂單的(de)執行(xíng)不及時及貨款的(de)核對。

（七）合同或訂單執行(xíng)（交貨或完工(gōng)）期限與約定時間不相(xiàng)符。

（八）采購(gòu)合同或訂單檔案管理(lǐ)不規範，采購(gòu)員沒有(yǒu)實行(xíng)輪崗制(zhì)度。對應的(de)審計(jì)程序與步驟：

1．了解訂購(gòu)單的(de)錄入、更改、簽批、提交、打印程序，分(fēn)析每個(gè)環節可(kě)能(néng)存在的(de)風險，從系統上(shàng)抽查每月(yuè)前50份訂單，合計(jì)600份訂單，确定其是否對訂單有(yǒu)重複采購(gòu)，并向電腦(nǎo)部門提出控制(zhì)改進的(de)建議。

2．查閱檢查期間每月(yuè)30份訂單、合同發貨時間以及發貨數量，從系統上(shàng)核對倉庫收貨入庫時間及入庫數量，與核定時間比較以判斷發貨的(de)及時性、準确性。

3．根據以上(shàng)②點上(shàng)所抽查合同，檢查對應的(de)驗收單，核對所購(gòu)貨物(wù)是否爲合同中的(de)生産商及品種、品牌，分(fēn)析了解其不符的(de)原因及過程。

4．檢查采購(gòu)部門是否建立合同執行(xíng)制(zhì)度及反饋制(zhì)度，采購(gòu)員是否按規定的(de)時間把合同的(de)執行(xíng)進度報告給采購(gòu)主管，主管是否簽署相(xiàng)關的(de)管理(lǐ)意見。

5．從系統上(shàng)抽查所有(yǒu)采購(gòu)材料補充訂單或補充合同，查看其是否有(yǒu)變更或對應補充合同的(de)依據，依據是齊全，理(lǐ)由是充分(fēn)，是否有(yǒu)領導的(de)審批手續等。查看确認訂單（合同）執行(xíng)過程中出現數量、價格變更的(de)情況，然後跟蹤查證變更的(de)有(yǒu)關批文(wén)或補充合同等有(yǒu)效證據。

6．從ERP系統采購(gòu)模塊查閱檢查期間三個(gè)月(yuè)材料訂單，核對每一訂單的(de)執行(xíng)情況以及倉庫明(míng)細賬入庫記錄，确保前一訂單執行(xíng)完畢後，才執行(xíng)新訂單，不允許有(yǒu)前訂單已付款未提完貨即終止執行(xíng)，又(yòu)重新訂立并執行(xíng)新訂單的(de)情況。

7．從質檢驗收部門抽取驗收報告或竣工(gōng)驗收單100份，根據驗收項目對應的(de)合同規定的(de)交貨時間，比較驗收報告或竣工(gōng)驗收單，确定合同簽訂的(de)（驗收）完工(gōng)時間是否與合同規定的(de)完工(gōng)交貨時間一緻。

8．抽查檢查期間土(tǔ)建、裝修合同各20份、物(wù)資采購(gòu)合同50份留存檔案，确定是否按公司規定存檔，存檔資料是否齊全完整。檢查采購(gòu)部門兩年來員工(gōng)崗位職責與工(gōng)作分(fēn)工(gōng)，了解其工(gōng)作範圍是否有(yǒu)變化、員工(gōng)之間是否實行(xíng)輪崗制(zhì)度等。

三、 倉庫驗收入庫與貨款付款

審計(jì)内容（風險點）

（一）倉庫驗收物(wù)資時沒有(yǒu)按公司規定驗收入庫。

（二）物(wù)資材料沒有(yǒu)驗收入庫就直接運到(dào)使用(yòng)部門。

（三）物(wù)資材料入庫前沒有(yǒu)經過質檢部門抽檢。

（四）訂單或合同執行(xíng)完後不及時對賬、結清貨款。

（五）預付貨款不按合同條款辦理(lǐ)，缺乏有(yǒu)效監控。

（六）物(wù)資采購(gòu)業(yè)務與會(huì)計(jì)記錄信息不統一。

對應的(de)審計(jì)程序與步驟：

（一）收集查閱有(yǒu)關驗收制(zhì)度與流程，了解倉庫的(de)操作規程；再從倉庫實地(dì)觀察其實際驗收工(gōng)作流程，比較實際操作情況與制(zhì)度規定的(de)差異；重點是觀察驗收時的(de)數量與質量的(de)驗收手續的(de)正确性。

（二）檢查該年每月(yuè)1-5日所有(yǒu)材料的(de)訂單，統計(jì)訂購(gòu)的(de)數量，核對倉庫入庫數量，在訂單規定的(de)期限執行(xíng)完畢後，訂購(gòu)數量大(dà)于入庫數量的(de)，再從“生産報表”查看輔助材料累計(jì)使用(yòng)量，如(rú)果使用(yòng)量大(dà)于購(gòu)入量的(de)，則到(dào)使用(yòng)輔助材料車(chē)間進一步調查了解，查看使用(yòng)原始記錄，确認輔助材料的(de)購(gòu)入沒有(yǒu)按流程操作，即驗收入庫。

（三）查看質量監督部門的(de)物(wù)資檢驗記錄，按類别訂單編号順序抽查各100份，查看抽樣檢驗結果鑒定，判斷是否有(yǒu)漏檢或不檢的(de)現象。

（四）抽查“應付賬款”明(míng)細科目餘額10萬元以上(shàng)的(de)50個(gè)客戶、100萬元以上(shàng)20個(gè)客戶，核對應訂單（合同）履行(xíng)時間和(hé)完成時間以及貨款的(de)支付情況，确保每份訂單（合同）貨款兩清。

（五）在“應付賬款”“預付帳款”明(míng)細賬上(shàng)查閱有(yǒu)關預付材料貨款的(de)付款憑證編号，查看付款憑證的(de)付款依據，對應訂單（合同）執行(xíng)情況來判斷付款的(de)正确性，避免以請示批文(wén)預付貨款後，補辦訂單又(yòu)重複預付貨款。

（六）确定會(huì)計(jì)記錄的(de)依據與流程。到(dào)倉庫抽查材料明(míng)細賬，抽查該期（年度）1-11月(yuè)底各類材料累計(jì)購(gòu)入的(de)數量與價格，與會(huì)計(jì)賬記錄的(de)數據核對，查明(míng)是否是倉庫沒有(yǒu)及時把入庫單、驗收報告單、發票交給會(huì)計(jì)入賬還是其他(tā)原因所緻。