由于市場(chǎng)競争日益激烈導緻大(dà)量産品從賣方市場(chǎng)向買方市場(chǎng)轉變、市場(chǎng)上(shàng)的(de)産品質量差異巨大(dà)、多種不同性質的(de)經濟體并存以及社會(huì)誠信體制(zhì)的(de)不健全等等原因，導緻企業(yè)采購(gòu)－付款業(yè)務變成了舞弊風險的(de)高(gāo)發區。筆(bǐ)者将分(fēn)上(shàng)下兩期介紹采購(gòu)．付款業(yè)務中的(de)企業(yè)實踐中常用(yòng)的(de)預防舞弊風險的(de)方法。
由于市場(chǎng)激烈競争導緻賣方市場(chǎng)向買方市場(chǎng)轉變，使得采購(gòu)-付款環節成爲舞弊風險的(de)高(gāo)發區。作爲企業(yè)運營管理(lǐ)中的(de)一項重要業(yè)務循環，采購(gòu)-付款中各個(gè)環節都(dōu)存在著(zhe)潛在的(de)舞弊風險。其中商業(yè)賄賂尤爲嚴重。作爲企業(yè)管理(lǐ)者對此應當有(yǒu)充分(fēn)的(de)認識。
由于采購(gòu)項目範圍廣闊，不同的(de)采購(gòu)項目和(hé)不同的(de)采購(gòu)環節就要采取不同的(de)預防措施。同時這些預防措施需要配合使用(yòng)方能(néng)生效。企業(yè)采購(gòu)事項主要包括：生産原材料采購(gòu)、外協加工(gōng)産品采購(gòu)、設備采購(gòu)、備品備件(jiàn)采購(gòu)、工(gōng)程材料采購(gòu)，各種服務，如(rú)保險、水(shuǐ)電氣、軟件(jiàn)，甚至外包項目等。
企業(yè)采購(gòu)與付款循環從實踐的(de)角度看，主要可(kě)以分(fēn)成六個(gè)環節，分(fēn)别是供應商開(kāi)發、簽訂采購(gòu)合同、下達采購(gòu)訂單、驗收貨物(wù)、确定應付賬款、支付貨款。這六個(gè)環節中每個(gè)都(dōu)有(yǒu)其關鍵控制(zhì)點。其實在這六個(gè)業(yè)務環節外，還有(yǒu)一個(gè)非常重要的(de)貫穿業(yè)務全部的(de)業(yè)務就是内部計(jì)算機網絡系統。下面将結合各個(gè)業(yè)務環節中存在的(de)舞弊風險談一談預防的(de)措施和(hé)方法。
預防舞弊風險的(de)一個(gè)重要措施就是建立組織牽制(zhì)。這在财務會(huì)計(jì)領域中已經普遍得到(dào)采用(yòng)。在采購(gòu)領域中，同樣需要采用(yòng)組織牽制(zhì)法。組織牽制(zhì)應當包含在以上(shàng)六個(gè)采購(gòu)環節中。
例如(rú)在供應商開(kāi)發環節，爲了預防傳統的(de)供應商開(kāi)發中的(de)舞弊行(xíng)爲，目前企業(yè)普遍采用(yòng)供應鏈管理(lǐ)模式。建立合格供應商目錄清單并且規定從目錄中選擇供應商。在開(kāi)發供應商的(de)過程中，采購(gòu)部門的(de)職責受到(dào)嚴格限制(zhì)。決定采購(gòu)哪家企業(yè)的(de)産品，主要取決于負責供應鏈開(kāi)發的(de)質量工(gōng)程師(shī)。根據企業(yè)的(de)質量管理(lǐ)規定，負責供應鏈開(kāi)發的(de)質量工(gōng)程師(shī)将負責對拟進入企業(yè)供應商目錄的(de)商家或廠(chǎng)家進行(xíng)全面的(de)質量評審。類似通用(yòng)和(hé)福特一類的(de)大(dà)公司，其質量工(gōng)程師(shī)具有(yǒu)否決不合格廠(chǎng)家進入供應商目錄的(de)權利。這樣做的(de)目的(de)就是通過引進質量部門，将采購(gòu)過程中的(de)供應鏈開(kāi)發的(de)部分(fēn)職權分(fēn)散到(dào)非采購(gòu)部門，從而達到(dào)内部牽制(zhì)的(de)目的(de)。
同時，在決定供應商是否能(néng)進入企業(yè)的(de)供應商目錄過程中，爲了預防質量工(gōng)程師(shī)的(de)舞弊，由企業(yè)成立的(de)、由多個(gè)部門組成的(de)采購(gòu)管理(lǐ)委員會(huì)将最後共同做出決定。目前許多大(dà)型企業(yè)會(huì)根據實際情況成立一個(gè)跨部門的(de)采購(gòu)管理(lǐ)委員會(huì)。該委員會(huì)通常由采購(gòu)部、财務部、質量部以及物(wù)流部等有(yǒu)關部門及公司高(gāo)層主管人(rén)員組成，采取合議方式決定企業(yè)的(de)重大(dà)采購(gòu)業(yè)務，主要包括：确認合格供應商、批準重大(dà)采購(gòu)合同、討(tǎo)論付款計(jì)劃等。再比如(rú)，在下達采購(gòu)訂單環節，許多企業(yè)将該權力劃歸到(dào)物(wù)流部門。采購(gòu)部完成簽署采購(gòu)合同後，具體下達訂貨數量的(de)職權就劃歸到(dào)物(wù)流部門。在驗收貨物(wù)環節，檢驗的(de)權利則又(yòu)轉到(dào)質檢部門和(hé)物(wù)流部門共同行(xíng)使。在确定應付賬款和(hé)支付貨款環節，确認應付款的(de)權利由生産部門(或物(wù)流部門)和(hé)财務部門共同行(xíng)使；支付貨款則由财務部依據公司财務政策和(hé)采購(gòu)委員會(huì)确定的(de)付款計(jì)劃辦理(lǐ)付款。
因此說組織牽制(zhì)控制(zhì)法貫穿于整個(gè)采購(gòu)付款循環之中。主要是通過分(fēn)散職權、部門牽制(zhì)和(hé)多重決策的(de)辦法爲舞弊的(de)發生設置重重障礙，這種看似繁瑣的(de)方式會(huì)在實際運營中提高(gāo)整個(gè)企業(yè)的(de)運營效率并降低成本。
衆所周知，獨家采購(gòu)除了容易導緻供貨不穩定的(de)風險外，還是導緻采購(gòu)舞弊的(de)重要原因。爲此當前的(de)一些跨國企業(yè)通常會(huì)在确定供應商前展開(kāi)多家詢價的(de)過程。通過對衆多潛在供應商進行(xíng)全面考察後，确定一到(dào)兩家供應商爲企業(yè)供貨。這個(gè)政策本身就具有(yǒu)預防采購(gòu)舞弊風險的(de)作用(yòng)。多家詢價可(kě)以提高(gāo)找到(dào)最佳供應商的(de)機會(huì)；集中供應商則可(kě)以擴大(dà)采購(gòu)數量，達到(dào)降低采購(gòu)成本和(hé)簡化采購(gòu)管理(lǐ)的(de)目的(de)。過去那些采用(yòng)太多供應商供貨的(de)辦法，雖然表面看來可(kě)以提高(gāo)供貨的(de)穩定性，增加供應商之間的(de)競争，從而降低采購(gòu)成本。但(dàn)從長遠來看，并不利于企業(yè)。當供應商數量太多後，每家得到(dào)的(de)配額都(dōu)不多，其後果就是質量下降并且演繹出劇情複雜的(de)舞弊大(dà)戲。在保證供貨穩定的(de)前提下，集中供應商應當是預防采購(gòu)舞弊風險的(de)重要手段。把握好獨家采購(gòu)與集中采購(gòu)的(de)度，是企業(yè)制(zhì)訂采購(gòu)政策要考慮的(de)關鍵。
作爲内部控制(zhì)的(de)重要政策和(hé)措施，利益沖突回避也(yě)同樣适合采購(gòu)-付款循環的(de)各個(gè)業(yè)務環節。企業(yè)内控部門和(hé)人(rén)事行(xíng)政管理(lǐ)部門，應當定期對企業(yè)所有(yǒu)敏感崗位的(de)員工(gōng)進行(xíng)利益沖突調查。在采購(gòu)-付款循環中的(de)各個(gè)業(yè)務崗位的(de)員工(gōng)當然也(yě)是被調查對象。這裏的(de)人(rén)員包括：所有(yǒu)采購(gòu)部采購(gòu)業(yè)務人(rén)員；設備管理(lǐ)部的(de)設備工(gōng)程師(shī)；質量部參加供應商開(kāi)發的(de)質量工(gōng)程師(shī)、質量檢驗人(rén)員、理(lǐ)化室分(fēn)析化驗人(rén)員；物(wù)流部的(de)庫房管理(lǐ)員、過磅稱重人(rén)員；生産部領料人(rén)員(或者物(wù)流部生産現場(chǎng)領料人(rén)員)；财務部所有(yǒu)會(huì)計(jì)人(rén)員，包括ERP系統電腦(nǎo)錄入人(rén)員。在招聘上(shàng)述崗位業(yè)務人(rén)員前，人(rén)力資源部業(yè)務人(rén)員應當對拟招聘人(rén)員進行(xíng)利益沖突調查。當上(shàng)述人(rén)員和(hé)供應商以及公司内部的(de)上(shàng)級主管人(rén)員之間存在潛在利益沖突關系時，公司就應當要求這些業(yè)務人(rén)員回避。而這些業(yè)務人(rén)員自己也(yě)應當主動提出回避要求。
這裏特别需要注意處理(lǐ)好這種情況：當個(gè)别處于關鍵崗位、具有(yǒu)特殊技能(néng)的(de)主管或專家，如(rú)果和(hé)供應商之間存在潛在利益沖突關系時，通常的(de)做法是該業(yè)務人(rén)員的(de)意見僅作爲參考，或者根據實際情況引入第三方進行(xíng)判斷。
采購(gòu)人(rén)員保證書(shū)和(hé)員工(gōng)自律承諾
在預防采購(gòu)舞弊風險中，職工(gōng)的(de)自律承諾，特别是采購(gòu)業(yè)務人(rén)員的(de)事先保證是其中的(de)一個(gè)重要措施。企業(yè)内控主管人(rén)員應當根據各個(gè)業(yè)務環節，針對風險不同分(fēn)别起草(cǎo)業(yè)務人(rén)員保證書(shū)格式，然後對業(yè)務人(rén)員進行(xíng)培訓。最後由業(yè)務人(rén)員簽署歸檔。
涉及到(dào)采購(gòu)-付款循環的(de)承諾主要有(yǒu)采購(gòu)人(rén)員保證書(shū)和(hé)員工(gōng)自律申明(míng)。在這些保證書(shū)和(hé)申明(míng)中，主要内容是針對行(xíng)業(yè)和(hé)業(yè)務中存在的(de)潛在舞弊風險和(hé)業(yè)務事項，事先對業(yè)務人(rén)員的(de)行(xíng)爲進行(xíng)特别規範，這和(hé)企業(yè)管理(lǐ)程序中的(de)要求有(yǒu)一定不同，但(dàn)卻是構成管理(lǐ)程序的(de)一部分(fēn)。
采購(gòu)人(rén)員保證書(shū)主要針對采購(gòu)人(rén)員特别設計(jì)。内容主要包括：承諾遵守公司内控管理(lǐ)政策，遵守和(hé)供應商、代理(lǐ)商的(de)交往原則、收禮政策，遵守信息發布規矩等。特别要對自己違反申明(míng)承諾後的(de)公司處罰事先做出接受承諾。保證日後不出現處罰難以落實的(de)情況。
企業(yè)可(kě)以根據本行(xíng)業(yè)的(de)采購(gòu)環境、行(xíng)業(yè)特點以及過去經常發生的(de)舞弊情況等具體設計(jì)，保證采購(gòu)人(rén)員和(hé)相(xiàng)關業(yè)務人(rén)員對内控政策事先有(yǒu)充分(fēn)的(de)了解。對于高(gāo)級管理(lǐ)人(rén)員則通常需要填寫自律申明(míng)；對網絡管理(lǐ)人(rén)員(企業(yè)内部網管人(rén)員)則要有(yǒu)職業(yè)自律申明(míng)。采購(gòu)人(rén)員保證書(shū)和(hé)員工(gōng)自律申明(míng)以及網管人(rén)員職業(yè)自律申明(míng)對采購(gòu)-付款業(yè)務中的(de)六個(gè)業(yè)務環節都(dōu)具有(yǒu)預防舞弊風險的(de)作用(yòng)。
在跨國公司中，企業(yè)通常會(huì)在内部制(zhì)定一套員工(gōng)行(xíng)爲守則。其中的(de)一部分(fēn)如(rú)收取禮品政策和(hé)公共關系處理(lǐ)規定中，都(dōu)會(huì)明(míng)确規定禁止員工(gōng)接受各種形式的(de)商業(yè)賄賂。員工(gōng)行(xíng)爲守則對包括采購(gòu)業(yè)務人(rén)員在内的(de)全體員工(gōng)均有(yǒu)效。該政策也(yě)對整個(gè)采購(gòu)-付款環節有(yǒu)效。
爲了預防各種舞弊行(xíng)爲的(de)産生，企業(yè)也(yě)會(huì)建立特别的(de)舞弊案件(jiàn)舉報處理(lǐ)規定。企業(yè)的(de)内部審計(jì)、内部控制(zhì)、紀檢監察等有(yǒu)關部門會(huì)設立一個(gè)舞弊案件(jiàn)舉報中心，接受來自企業(yè)員工(gōng)或外部相(xiàng)關單位和(hé)人(rén)員的(de)舉報。這裏包括來自供應商的(de)舉報。
舉報中心可(kě)以分(fēn)爲：企業(yè)内部舉報中心和(hé)總部舉報中心。總部舉報中心通常可(kě)以由内控部、總部紀檢監察等有(yǒu)關部門聯合組成。舉報中心的(de)有(yǒu)關聯系方法應當在企業(yè)内部予以公布。也(yě)應該列入企業(yè)與供應商簽署的(de)陽光(guāng)協議中。當供應商在和(hé)企業(yè)相(xiàng)關業(yè)務人(rén)員處理(lǐ)各個(gè)業(yè)務過程中，如(rú)果發現企業(yè)員工(gōng)利用(yòng)職權對供應商提出不合理(lǐ)的(de)利益要求時，或者供應商在拒絕了員工(gōng)的(de)非法要求後，受到(dào)該員工(gōng)的(de)無理(lǐ)刁難等情況，則可(kě)根據刁難者的(de)級别情況分(fēn)别向不同的(de)中心提出舉報。對于涉及企業(yè)高(gāo)層管理(lǐ)者或主管采購(gòu)業(yè)務的(de)管理(lǐ)者，供應商可(kě)以直接向集團舉報中心舉報。舞弊案件(jiàn)舉報規定同樣對全部采購(gòu)-付款環節有(yǒu)效。
作爲控制(zhì)和(hé)預防采購(gòu)舞弊風險的(de)重要政策，企業(yè)應該制(zhì)訂内控和(hé)内審人(rén)員對供應商進行(xíng)訪問的(de)規定。企業(yè)除了高(gāo)層領導-總經理(lǐ)、主管采購(gòu)的(de)副總經理(lǐ)和(hé)财務總監要定期或不定期地(dì)訪問供應商外，内控人(rén)員或者内部審計(jì)人(rén)員也(yě)應當在檢查審計(jì)過程中，對被審計(jì)單位的(de)供應商進行(xíng)随機抽查訪問。
内控人(rén)員訪問供應商可(kě)以直接了解供應商對被審計(jì)企業(yè)相(xiàng)關人(rén)員的(de)看法。内控人(rén)員在訪問供應商時，将告知供應商關于有(yǒu)關人(rén)員訪問的(de)具體規定。如(rú)果供應商向内控人(rén)員舉報的(de)情況經調查後确認屬實，被審計(jì)企業(yè)的(de)相(xiàng)關業(yè)務人(rén)員将立即被調離(lí)工(gōng)作崗位并受到(dào)紀律處分(fēn)。絕不能(néng)給企業(yè)員工(gōng)留下日後報複供應商的(de)機會(huì)。内控或内審人(rén)員直接訪問供應商，可(kě)以從特殊渠道對本企業(yè)員工(gōng)遵守企業(yè)規定起到(dào)監督和(hé)威懾作用(yòng)。内控人(rén)員訪問供應商機制(zhì)可(kě)以對采購(gòu)-付款循環中的(de)各個(gè)主要業(yè)務環節的(de)舞弊風險産生預防作用(yòng)。
在企業(yè)制(zhì)定的(de)一系列預防舞弊風險的(de)政策措施中，其實最重要的(de)措施就是日常的(de)業(yè)務處理(lǐ)程序或政策。有(yǒu)許多程序和(hé)政策一開(kāi)始的(de)目标通常是爲了解決成本、效率和(hé)質量控制(zhì)方面的(de)問題。但(dàn)是在實際運用(yòng)這些管理(lǐ)程序時，對這些程序或政策隻要稍加調整就可(kě)以起到(dào)預防潛在舞弊風險的(de)作用(yòng)。
就預防采購(gòu)-付款循環中的(de)舞弊風險來說，這些業(yè)務處理(lǐ)程序或政策就有(yǒu)許多，包括：
(1)采購(gòu)政策中的(de)“貨比三家”原則。即對企業(yè)的(de)重大(dà)采購(gòu)事項，應當進行(xíng)多家比價然後擇優選擇。該政策的(de)初始目的(de)是爲了采購(gòu)到(dào)質量與成本匹配最合理(lǐ)的(de)産品，從而在選擇供應商時采取的(de)一項政策。但(dàn)是後來發現，這樣做的(de)好處還可(kě)以預防獨家采購(gòu)所形成的(de)舞弊風險。作爲當前國際上(shàng)采購(gòu)中的(de)主流政策規定，多家詢價已經被大(dà)多數企業(yè)所采用(yòng)。
(2)質量管理(lǐ)中的(de)檔案管理(lǐ)規定。爲保持對購(gòu)買産品的(de)質量進行(xíng)追溯，企業(yè)要求采購(gòu)部對所有(yǒu)購(gòu)買的(de)産品建立供應商檔案。這種供應商檔案的(de)建立，可(kě)以避免采購(gòu)業(yè)務人(rén)員壟斷采購(gòu)信息，從而預防采購(gòu)人(rén)員和(hé)供應商之間建立非正常的(de)業(yè)務關系。
(3)各種質量标準和(hé)檢驗程序。建立企業(yè)的(de)生産質量标準，原來的(de)目的(de)是爲了控制(zhì)産品質量。但(dàn)是在驗收供應商的(de)産品質量時，這些質量标準可(kě)以在一定程度上(shàng)預防供應商和(hé)檢驗人(rén)員形成特殊關系。
(4)5s管理(lǐ)。所謂“5s”管理(lǐ)是指生産過程中的(de)一種現場(chǎng)管理(lǐ)辦法。5s來自日文(wén)seiri(整理(lǐ))、seiton(整頓)、seiso(清掃)、eiketsu(清潔)、shitsuke(修養)發音(yīn)的(de)第一個(gè)字母“s”，所以統稱爲5s。5s活動不僅能(néng)夠改善生産環境，還能(néng)提高(gāo)生産效率、産品品質、員工(gōng)士氣，其實還有(yǒu)預防包括采購(gòu)舞弊風險的(de)作用(yòng)。5s通常會(huì)被使用(yòng)在庫房管理(lǐ)過程中。整潔良好的(de)庫房環境，可(kě)以有(yǒu)效預防貨物(wù)驗收環節的(de)潛在舞弊風險。
(5)精益生産管理(lǐ)思想。所謂精益思想是“組織和(hé)管理(lǐ)産品開(kāi)發、作業(yè)、供應商和(hé)客戶關系的(de)業(yè)務系統，與過去的(de)大(dà)量生産系統相(xiàng)比，精益生産以消耗較少(shǎo)的(de)人(rén)力、空間、資金(jīn)和(hé)時間制(zhì)造最少(shǎo)缺陷的(de)産品，以準确的(de)滿足客戶的(de)需要”。在具體實施精益生産過程中，減少(shǎo)存貨是其中的(de)一個(gè)重要内容。爲了達到(dào)降低存貨的(de)目的(de)，企業(yè)必須實行(xíng)包括按訂單生産方式購(gòu)買原材料，預防産生超額存貨。這裏除了有(yǒu)降低存貨和(hé)提高(gāo)存貨周轉率的(de)作用(yòng)外，精益生産思想還可(kě)以在一定程度上(shàng)預防采購(gòu)-付款循環中的(de)訂貨環節潛在的(de)舞弊風險，主要是超額采購(gòu)風險。以求多賣産品擴大(dà)銷售數量是供應商的(de)基本目的(de)，下達訂單的(de)業(yè)務人(rén)員爲此通常容易和(hé)供應商形成特殊的(de)利益關系。
(6)庫房管理(lǐ)程序。在庫房的(de)收發檢驗規定中，有(yǒu)許多規定直接具有(yǒu)預防存貨收發過程中舞弊風險的(de)作用(yòng)。這裏包括：度量衡的(de)檢查、稱量規定；貨物(wù)理(lǐ)化指标取樣、分(fēn)析和(hé)鑒定規定；貴金(jīn)屬和(hé)危險化學品庫房的(de)收發管理(lǐ)規定；露天堆場(chǎng)的(de)管理(lǐ)規定等等。這裏特别要強調的(de)是對供應商不合格品的(de)讓步接受管理(lǐ)規定等等。
(7)采購(gòu)合同審核程序。企業(yè)對采購(gòu)合同設置内部審核程序，一方面可(kě)以避免和(hé)供應商之間日後産生各種商務糾紛的(de)風險，同時也(yě)具有(yǒu)約束采購(gòu)部業(yè)務人(rén)員和(hé)供應商之間的(de)行(xíng)爲。
(8)采用(yòng)先進的(de)内部網絡管理(lǐ)系統。這裏包括：ERP生産管理(lǐ)系統和(hé)OA自動化辦公系統。ERP生産管理(lǐ)系統可(kě)以有(yǒu)效控制(zhì)存貨數量，采用(yòng)這個(gè)系統将形成以訂單拉動生産并下達采購(gòu)訂單。從而有(yǒu)效控制(zhì)超額采購(gòu)問題。OA系統可(kě)以将授權審批落實到(dào)具體的(de)業(yè)務處理(lǐ)過程中。在采購(gòu)-付款循環中的(de)各個(gè)業(yè)務環節中，業(yè)務處理(lǐ)人(rén)員和(hé)審批人(rén)員将通過預設的(de)權限處理(lǐ)各自的(de)業(yè)務。以上(shàng)所舉的(de)例子隻是一部分(fēn)，這些例子說明(míng)，在制(zhì)定企業(yè)的(de)相(xiàng)關業(yè)務管理(lǐ)程序和(hé)規定時，如(rú)果事先就考慮到(dào)預防舞弊風險的(de)問題，那麽就能(néng)有(yǒu)執行(xíng)這些業(yè)務程序時達到(dào)控制(zhì)和(hé)預防舞弊風險的(de)作用(yòng)。
最後，還要特别說明(míng)，上(shàng)述各種預防舞弊的(de)方法和(hé)措施沒有(yǒu)哪個(gè)方法是絕對有(yǒu)效的(de)，必須根據本企業(yè)自身的(de)實際情況配伍使用(yòng)。發生在企業(yè)層面的(de)一些舞弊問題，需要站在國家層面、社會(huì)道德層面和(hé)公司治理(lǐ)的(de)高(gāo)度來考慮解決。
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