采購(gòu)審計(jì) | 思路(lù)、方案、案例

随著(zhe)企業(yè)的(de)規模逐漸發展和(hé)現代企業(yè)制(zhì)度的(de)逐漸深化，同時結合企業(yè)上(shàng)市審計(jì)的(de)要求，對采購(gòu)進行(xíng)審計(jì)和(hé)監督，已經越來越引起公司高(gāo)層的(de)重視，已不僅滿足于東窗事發後的(de)控制(zhì)，而要求在采購(gòu)工(gōng)作流程中對風險加以控制(zhì)，因此對采購(gòu)審計(jì)的(de)要求和(hé)内容也(yě)從過去的(de)查錯糾弊轉向了現在的(de)風險管理(lǐ)審計(jì)，即在對整個(gè)采購(gòu)過程審計(jì)的(de)同時，重點放(fàng)在預防和(hé)控制(zhì)采購(gòu)風險上(shàng)。

同時采購(gòu)付款循環又(yòu)涉及采購(gòu)、物(wù)流、檢驗、倉儲、财務等衆多部門和(hé)環節，而這些環節的(de)流程體系、人(rén)員權限、不相(xiàng)容職務在制(zhì)度流程上(shàng)尚無明(míng)确分(fēn)工(gōng)界定，往往權限過于集中，而一些采購(gòu)舞弊因爲各種地(dì)域、親緣關系，手段也(yě)越發隐蔽和(hé)不可(kě)界定，因此采購(gòu)流程審計(jì)難度也(yě)越來越大(dà)，要求審計(jì)人(rén)員了解采購(gòu)的(de)各個(gè)流程闆塊，熟悉流程控制(zhì)節點，處理(lǐ)好内外部關系，才能(néng)更好的(de)爲企業(yè)的(de)發展保駕護航。

一、審計(jì)目的(de)及方式

采購(gòu)流程審計(jì)目的(de)有(yǒu)三個(gè)：

一是杜絕采購(gòu)腐敗；

二是預防和(hé)控制(zhì)采購(gòu)風險，規範采購(gòu)流程，降低采購(gòu)成本，提高(gāo)采購(gòu)質量。

三是在預防和(hé)控制(zhì)采購(gòu)風險的(de)基礎上(shàng)，參與企業(yè)戰略發展與研發，經過分(fēn)析提出合理(lǐ)的(de)采購(gòu)品類、采購(gòu)周期、庫存結構等合理(lǐ)化建議，從而升化審計(jì)價值。

因此采購(gòu)流程審計(jì)可(kě)以通過流程審計(jì)和(hé)穿行(xíng)測試相(xiàng)結合的(de)方法進行(xíng)：一是從采購(gòu)計(jì)劃、請購(gòu)、供應商選擇、詢價比價議價、招投标、采購(gòu)、驗收入庫、付款，按流程進行(xíng)審計(jì)不僅可(kě)以提高(gāo)審計(jì)效率更能(néng)提高(gāo)審計(jì)準确率，通過流程審計(jì)優化制(zhì)度流程，預防和(hé)控制(zhì)風險配合企業(yè)戰略發展；二是抛開(kāi)傳統的(de)審計(jì)流程，分(fēn)析選定特别關注的(de)樣本進行(xíng)穿行(xíng)測試，關注價格和(hé)價格以外隐性重點，才能(néng)發現和(hé)杜絕采購(gòu)腐敗。

二、審計(jì)的(de)前期準備

衆所周知，采購(gòu)就像自己買東西(xī)一樣，既要采購(gòu)物(wù)品價格便宜，又(yòu)要質量好，所以采購(gòu)流程審計(jì)中，審計(jì)人(rén)員往往把重點關注采購(gòu)的(de)價格，認爲通過詢價就能(néng)發現問題，但(dàn)是實際操作過程中卻往往發現不了什(shén)麽線索，總之效果不大(dà)。

其實，詢價隻是一種方法，往往會(huì)存在誤導。原因：

1、電話(huà)詢價，供應商往往對陌生客戶實力的(de)不了解産生戒心，不會(huì)初次就報出批量采購(gòu)的(de)底價。

2、以資訊網站價格作爲參考，往往隻有(yǒu)大(dà)宗商品和(hé)标準化産品的(de)價格資訊、很多商品和(hé)訂制(zhì)化産品的(de)價格信息無法查詢。

其實筆(bǐ)者在以往的(de)采購(gòu)審計(jì)中也(yě)遇到(dào)過幾家企業(yè)聯合，通過虛高(gāo)報價哄擡資訊網站價格的(de)情況，因爲一些地(dì)區性資訊網站往往也(yě)是通過工(gōng)作人(rén)員電話(huà)咨詢當地(dì)幾家主要的(de)供應商的(de)價格作爲行(xíng)業(yè)參考價格，這就給聯合哄擡價格提供了操作空間。

3、商品的(de)價格受到(dào)規格型号、數量、交期和(hé)付款方式的(de)影響，所以審計(jì)人(rén)員詢到(dào)的(de)價格得不到(dào)采購(gòu)部門的(de)認同。

在一次設備采購(gòu)中，兩家企業(yè)參與招标，一家外資公司産品報價是另一家國内小(xiǎo)企業(yè)産品報價的(de)兩倍，表面看著(zhe)相(xiàng)同，但(dàn)是材質、工(gōng)藝十分(fēn)有(yǒu)講究,用(yòng)一台人(rén)民(mín)币40萬元的(de)設備加工(gōng)出來的(de)零件(jiàn)，和(hé)用(yòng)一台20萬人(rén)民(mín)币的(de)設備加工(gōng)出的(de)東西(xī)，肯定是大(dà)大(dà)不一樣的(de)。所以，在這個(gè)案例中采購(gòu)部門邀标時将不在同一等級的(de)産品放(fàng)在一起招标，在技術(shù)标環節就沒有(yǒu)做到(dào)同一等級，招标流程也(yě)隻能(néng)流于形式了。

要做好采購(gòu)審計(jì)，首先在審計(jì)前審計(jì)人(rén)員要做到(dào)以下幾個(gè)方面：

1、首先熟悉采購(gòu)流程和(hé)國際采購(gòu)商品術(shù)語。采購(gòu)方式的(de)分(fēn)類：通常分(fēn)爲招投标（大(dà)宗采購(gòu)）、比議價、定點采購(gòu)（獨家采購(gòu)）3類；國際采購(gòu)商品術(shù)語中涉及産品的(de)價格通常分(fēn)爲CIF、FOB。其實往往所謂的(de)定點采購(gòu)隻是采購(gòu)部門的(de)說辭，值得審計(jì)人(rén)員關注。

一家化工(gōng)企業(yè)，審計(jì)人(rén)員發現生産部門要求定點采購(gòu)某種保密化學品LB7000，采購(gòu)人(rén)員解釋此種化學品涉及企業(yè)研發機密，是供應商爲本企業(yè)生産需求專門國外進口，審計(jì)人(rén)員發現國外進口肯定要有(yǒu)報關手續，産品的(de)品名規格一目了然，必然無法保密，采購(gòu)人(rén)員前後話(huà)語矛盾，果然通過報關單查實該化學品爲常見原料甘油，采購(gòu)價格因此也(yě)大(dà)幅下降。

2、了解企業(yè)在産業(yè)鏈中的(de)地(dì)位、産品主要構成（BOM表）、生産工(gōng)藝、主要原料、輔助材料、五金(jīn)工(gōng)具、包材名稱、規格、品牌、使用(yòng)範圍、檢驗标準等。因爲企業(yè)的(de)采購(gòu)規模、産品要求直接決定著(zhe)采購(gòu)的(de)價格。

同樣是兩家電器(qì)企業(yè)采購(gòu)電池，一家是行(xíng)業(yè)龍頭，年采購(gòu)量有(yǒu)200萬節，一家是剛剛起步的(de)企業(yè)，年采購(gòu)量隻有(yǒu)20萬節，同樣的(de)電池供應商肯定給出的(de)價格是不一樣的(de)。

3、了解企業(yè)産品的(de)銷路(lù)、銷量和(hé)淡旺季，對原料備貨、現有(yǒu)庫存、滞庫原料、殘次品有(yǒu)所關注，這些要素都(dōu)直接決定著(zhe)采購(gòu)的(de)計(jì)劃和(hé)數量。

4、了解企業(yè)的(de)發展戰略和(hé)研發方向，對采購(gòu)品類和(hé)現有(yǒu)采購(gòu)物(wù)料的(de)通用(yòng)性有(yǒu)所關注。

三、審計(jì)方案

采購(gòu)流程審計(jì)需要與采購(gòu)部門、物(wù)流部門、倉儲部門、質檢部門、财務部門的(de)通力協調和(hé)配合，多方資料相(xiàng)對應才能(néng)深入發現問題，提出切實有(yǒu)效的(de)建議。例如(rú)，通過财務部門了解，大(dà)宗原料的(de)漲幅是否有(yǒu)調價函，并且要對調價進行(xíng)市場(chǎng)調查；供應商無故變動需要警惕，通過采購(gòu)部門查詢有(yǒu)無走規定的(de)流程，是否存在領導一句話(huà)換供應商的(de)現象，這些都(dōu)是價格走高(gāo)的(de)前兆。

1、采購(gòu)制(zhì)度及供應商管理(lǐ)

所需的(de)資料：采購(gòu)部門制(zhì)度及職責分(fēn)工(gōng)、供應商開(kāi)發管理(lǐ)辦法、供應商考核管理(lǐ)辦法及結果、合格供應商名錄及備選供應商名錄、供應商評定表。

首先複核采購(gòu)制(zhì)度的(de)有(yǒu)效性和(hé)可(kě)操作性，然後通過查看供應商準入資料與網絡查詢對比其真實性，與驗廠(chǎng)人(rén)員溝通了解供應商的(de)産能(néng)是否嚴重不足，甚至外包的(de)情況；查核供應商考核分(fēn)數不及格，但(dàn)仍然留廠(chǎng)。

通常審計(jì)發現，新開(kāi)發的(de)供應商樣品未質檢，供應商設備不足或者不具備生産能(néng)力；供應商資質不符合公司準入要求、資料不全；供應商系統存在重複錄入，供應商分(fēn)類錯誤。同時一般情況下選擇生産廠(chǎng)商直接供貨因爲過程環節較少(shǎo)，價格往往低于貿易商，而且售後維修也(yě)能(néng)及時得到(dào)處理(lǐ)并提供技術(shù)支持。

關于生産廠(chǎng)商直接供貨與經銷商供貨的(de)比較，抽查**企業(yè)所需的(de)化工(gōng)産品的(de)采購(gòu)記錄，發現201*年度同時從生産廠(chǎng)商和(hé)貿易商采購(gòu)的(de)3種化學品物(wù)料号1301**39、1302**21、1302**93，從經銷商采購(gòu)平均價格分(fēn)别爲12,712元/噸、2,285元/噸和(hé)140,000元/噸，分(fēn)别較從生産廠(chǎng)商采購(gòu)平均單價的(de)12,308元/噸、1,967元/噸和(hé)134,872元/噸，分(fēn)别高(gāo)了404元/噸、318元/噸和(hé)5,128元/噸；因此尚有(yǒu)通過直接生産廠(chǎng)商采購(gòu)替代經銷商采購(gòu)，從而節降采購(gòu)成本的(de)空間。

關于制(zhì)度條款，根據**年最新版的(de)《供應商開(kāi)發管理(lǐ)辦法》供應商選擇基本條件(jiàn)：②近三年來每年的(de)銷售額應在人(rén)民(mín)币100萬元以上(shàng)，特殊有(yǒu)專長的(de)供應商可(kě)以例外；發現考核條件(jiàn)②年銷售額的(de)要求，實際操作中采購(gòu)部僅以供應商提供的(de)銷售數據爲參考，真實性無法保證；實操層面，對于中小(xiǎo)企業(yè)、小(xiǎo)規模納稅人(rén)企業(yè)、個(gè)體工(gōng)商戶，也(yě)沒有(yǒu)途徑獲取供應商真實銷售額，因此該條款不具有(yǒu)可(kě)操作性。

2、物(wù)資采購(gòu)

所需的(de)資料：采購(gòu)明(míng)細、會(huì)計(jì)憑證、報價單、供應商目錄、招标記錄。

首先從采購(gòu)明(míng)細入手，查詢招标流程的(de)規範性，借助主流外部咨詢網站查詢價格和(hé)波動情況，如(rú)果采購(gòu)品無法查詢，可(kě)以通過采購(gòu)品構成的(de)主要原材料進行(xíng)分(fēn)析成本構成和(hé)價格波動，并用(yòng)複核性分(fēn)析法等手段找出異常訂單，進行(xíng)穿行(xíng)測試，并關注價格以外的(de)衆多相(xiàng)關要素之間的(de)聯系。有(yǒu)些物(wù)料或者設備明(míng)明(míng)是通用(yòng)的(de)，但(dàn)采購(gòu)卻是按訂制(zhì)的(de)，功能(néng)相(xiàng)差不大(dà)，但(dàn)價格卻翻了幾番，這個(gè)就需要與生産使用(yòng)部門或者實際操作工(gōng)人(rén)了解情況。超量采購(gòu)，供應商與采購(gòu)人(rén)員有(yǒu)私人(rén)關系；物(wù)料不直接與廠(chǎng)商采購(gòu)，通過中間商采購(gòu)，通過以上(shàng)種種判斷是否有(yǒu)采購(gòu)舞弊。

價格走勢，采購(gòu)的(de)**五金(jīn)件(jiàn)從201*年1月(yuè)的(de)采購(gòu)入庫價格（不含稅）25.15元/片，到(dào)201*年2月(yuè)價格未變動；而該五金(jīn)件(jiàn)的(de)主原料冷(lěng)闆的(de)價格在同期間内下降了834元/噸，降幅達到(dào)了19.5%；按照(zhào)主材料冷(lěng)闆在五金(jīn)件(jiàn)采購(gòu)價的(de)比例42%計(jì)算，到(dào)201*年2月(yuè)，采購(gòu)價格應該下降8%。

國際貿易FOB 與FCA價格分(fēn)析，**年**物(wù)料以FCA交貨爲主，但(dàn)也(yě)存在部分(fēn)FOB交貨，另外距離(lí)A港不到(dào)2公裏的(de)B港也(yě)是FOB交貨。該兩個(gè)港口FOB交貨的(de)供應商都(dōu)是**公司。經比較，FOB交貨比FCA交貨價格高(gāo)70元/BDT，扣除增值稅後約高(gāo)60元/BDT，而碼頭作業(yè)費約39元/BDT，扣除碼頭作業(yè)費後，FOB交貨比FCA交貨增加成本約21元/BDT。建議采用(yòng)FCA交貨方式。

3、采購(gòu)合同、驗收及呆滞管理(lǐ)

所需的(de)資料：采購(gòu)合同訂單、驗收标準及記錄、扣罰允收明(míng)細、出入庫明(míng)細。

抽查采購(gòu)合同規範性，物(wù)質采購(gòu)合同需要注明(míng)物(wù)資名稱、規格、品質、數量、包裝條款、貨物(wù)運輸條款、貨物(wù)運輸保險條款、産品質量保證條款、價格條款、支付條款、檢測（COA證書(shū)）、索賠和(hé)仲裁條款及合同期限等，其他(tā)還有(yǒu)很多需要關注的(de)地(dì)方此次不一一列舉。

通常審計(jì)發現合同隻标明(míng)産品、單價、金(jīn)額，不标明(míng)産品的(de)型号、規格；有(yǒu)的(de)合同隻标明(míng)供應商，不标明(míng)産品的(de)生産廠(chǎng)家，這樣的(de)漏洞容易給采購(gòu)鑽空子；讓步接收未扣除相(xiàng)關費用(yòng)。

呆滞管理(lǐ)，查核庫齡表發現截止到(dào)201*年5月(yuè)，采購(gòu)的(de)3噸**物(wù)料号1302**90，庫齡達到(dào)12個(gè)月(yuè)，已全部計(jì)入化學品呆滞料；指定品牌采購(gòu)的(de)5噸**物(wù)料号1301**97,生産日期爲201*年10月(yuè)，庫齡已達到(dào)6個(gè)月(yuè)，已超過保質期。

4、采購(gòu)付款

所需資料：送貨單、入庫單、驗收單、發票、付款憑證。

檢查采購(gòu)訂單、發票、驗收單、付款憑證是否一緻；供應商提供普通發票導緻進項稅額少(shǎo)抵扣，關注各類票據日期是否合理(lǐ)，有(yǒu)無先付款的(de)情況；收款單位是否一緻。

思考與啓示

采購(gòu)流程審計(jì)隻是采購(gòu)管理(lǐ)的(de)輔助手段，側重點還是放(fàng)在制(zhì)度管理(lǐ)上(shàng)，隻有(yǒu)嚴抓管理(lǐ)才是根本，要督促相(xiàng)關部門建立完善采購(gòu)的(de)流程體系和(hé)各個(gè)環節的(de)考核制(zhì)度，将各項相(xiàng)關工(gōng)作轉化成分(fēn)解指标和(hé)責任，并加強管控部門對其過程的(de)監督與考核，重點放(fàng)在預防和(hé)控制(zhì)采購(gòu)風險上(shàng)。

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來源：CPPM注冊采購(gòu)經理(lǐ)認證、CIA内審師(shī)小(xiǎo)站。版權歸原作者所有(yǒu)（如(rú)有(yǒu)轉載，請注明(míng)以上(shàng)信息）。

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