公司邀請招标采購(gòu)專項流程審計(jì)報告
根據公司2016年流程審計(jì)工(gōng)作的(de)安排，公司流程審計(jì)工(gōng)作小(xiǎo)組于5月(yuè)至8月(yuè)對公司邀請招标采購(gòu)業(yè)務進行(xíng)了專項流程審計(jì)，現将本次流程審計(jì)具體情況彙報如(rú)下：
公司紀檢審計(jì)部與物(wù)資部負責人(rén)和(hé)業(yè)務分(fēn)管領導組成領導小(xiǎo)組，派出業(yè)務骨幹共同組成流程審計(jì)工(gōng)作小(xiǎo)組，嚴格按照(zhào)公司流程審計(jì)工(gōng)作流程和(hé)标準，對公司邀請招标采購(gòu)業(yè)務的(de)制(zhì)度建設充分(fēn)性、業(yè)務過程符合性、執行(xíng)結果有(yǒu)效性和(hé)業(yè)務流程适宜性四個(gè)方面進行(xíng)了全面深入的(de)專項流程審計(jì)，審計(jì)覆蓋時間範圍2013年1月(yuè)1日至2016年6月(yuè)30日，抽取36個(gè)業(yè)務樣本，覆蓋公司6個(gè)分(fēn)支機構，形成四份流程審計(jì)發現與意見書(shū)，其中針對制(zhì)度完善與改進提出審計(jì)建議21個(gè)方面，針對業(yè)務實施行(xíng)爲過程提出行(xíng)爲糾偏審計(jì)建議2項和(hé)1項啓動責任追究實施問責的(de)審計(jì)決定，針對業(yè)務執行(xíng)結果實現管理(lǐ)目标方面，提出7個(gè)需要進行(xíng)目标未實現原因調查的(de)審計(jì)決定。
二、對公司邀請招标采購(gòu)業(yè)務管理(lǐ)情況基本評價
通過邀請招标采購(gòu)業(yè)務的(de)制(zhì)度建設充分(fēn)性、業(yè)務過程符合性、執行(xíng)結果有(yǒu)效性和(hé)業(yè)務流程适宜性四個(gè)方面的(de)測試和(hé)評價，公司物(wù)資部成立時間比較短，管理(lǐ)經驗還不夠豐富，表現在制(zhì)度建設方面還存在許多管理(lǐ)漏洞和(hé)缺失，也(yě)存在有(yǒu)的(de)制(zhì)度規定内容抽象、不具有(yǒu)可(kě)操作性，在制(zhì)度執行(xíng)方面，存在違反制(zhì)度規定的(de)情形，采購(gòu)成本預算降低率未實現目标的(de)情況時有(yǒu)發生。公司邀請招标采購(gòu)業(yè)務管理(lǐ)整體上(shàng)急待培訓強化和(hé)管理(lǐ)提升。
（一）邀請招标采購(gòu)業(yè)務制(zhì)度建設充分(fēn)性方面
通過對邀請招标采購(gòu)業(yè)務制(zhì)度建設充分(fēn)性審計(jì)，發現公司物(wù)資邀請招标采購(gòu)管理(lǐ)制(zhì)度存在以下漏洞和(hé)缺失。
1、“采購(gòu)計(jì)劃”環節前缺失“需用(yòng)計(jì)劃”和(hé)““市場(chǎng)行(xíng)情摸底”環節及對應的(de)“責任部門、責任崗位、工(gōng)作任務、工(gōng)作記錄、工(gōng)作标準和(hé)工(gōng)作方法”方面的(de)明(míng)确規定；
2、“采購(gòu)計(jì)劃”環節缺失“責任崗位、工(gōng)作記錄、工(gōng)作方法”；
3、“确定招标方案”環節缺失“責任崗位、工(gōng)作記錄”
4、“确定招标方案”環節後缺失 “招标方案評審”環節及對應的(de)“責任部門、責任崗位、工(gōng)作任務、工(gōng)作記錄、工(gōng)作标準和(hé)工(gōng)作方法”方面的(de)明(míng)确規定；
5、“确定投标單位”環節缺失“責任部門、責任崗位、工(gōng)作記錄”；
6、“編制(zhì)招标書(shū)”環節缺失“責任崗位、工(gōng)作記錄”；
7、“編制(zhì)招标書(shū)”後缺失“招标書(shū)評審”環節及對應的(de)“責任部門、責任崗位、工(gōng)作任務、工(gōng)作記錄、工(gōng)作标準和(hé)工(gōng)作方法”方面的(de)明(míng)确規定；
8、“發标書(shū)”環節缺失“責任崗位、工(gōng)作記錄、工(gōng)作标準、工(gōng)作方法”；
9、“回标”環節缺失“責任崗位、工(gōng)作記錄、工(gōng)作方法”；
10、“開(kāi)标”環節缺失“責任崗位、工(gōng)作記錄”；
11、“發中标通知書(shū)”環節缺失“責任崗位、工(gōng)作記錄、工(gōng)作方法”；
12、“簽訂采購(gòu)合同”環節缺失“責任崗位、工(gōng)作記錄、工(gōng)作方法”；
13、“簽訂采購(gòu)合同”環節後，制(zhì)度中依次缺失“合同備案交底、業(yè)務就整理(lǐ)歸檔、業(yè)務過程台賬登記、統計(jì)報告、業(yè)務督導、績效考核、風險評審、檢查監控和(hé)責任追究”九個(gè)環節及對應的(de)“責任部門、責任崗位、工(gōng)作任務、工(gōng)作記錄、工(gōng)作标準和(hé)工(gōng)作方法”方面的(de)明(míng)确規定。
（二）邀請招标業(yè)務過程符合制(zhì)度要求的(de)符合性方面
經抽取邀請招标業(yè)務樣本36份，對照(zhào)公司邀請采購(gòu)管理(lǐ)規定和(hé)流程，審計(jì)該業(yè)務樣本的(de)行(xíng)爲過程，發現以下方面違反公司采購(gòu)制(zhì)度。
1、“采購(gòu)計(jì)劃”環節，實際責任部門不符合制(zhì)度規定責任部門“物(wù)資部”，實際工(gōng)作任務不符合:未“向公司招投标委員會(huì)常務組長提交采購(gòu)計(jì)劃”；
2、“采購(gòu)方式選擇”環節，實際責任部門不符合制(zhì)度規定責任部門“物(wù)資部”，實際達到(dào)的(de)工(gōng)作标準不符合制(zhì)度規定的(de)：“合理(lǐ)；确保購(gòu)買到(dào)合理(lǐ)低價、最優性價比的(de)材料[更多審計(jì)幹貨，關注公衆号内審網]”和(hé)“招投标委員會(huì)最終确定最佳招标方案”；實際采用(yòng)的(de)工(gōng)作方法不符合制(zhì)度規定的(de)：“經公司招投标委員會(huì)討(tǎo)論定最佳招标方案”；
3、“編制(zhì)招标書(shū)”環節，實際責任部門不符合制(zhì)度規定責任部門“物(wù)資部”；
4、“發标書(shū)”環節，實際責任部門不符合制(zhì)度規定責任部門“物(wù)資部”；
5、“回标”環節，實際責任部門不符合制(zhì)度規定責任部門“物(wù)資部”；
6、“開(kāi)标”環節，實際責任部門不符合制(zhì)度規定責任部門“公司招投标委員會(huì)”；實際達到(dào)的(de)工(gōng)作标準不符合制(zhì)度規定的(de)：“開(kāi)标評标由物(wù)資部安排專人(rén)記錄，開(kāi)标記錄由招投标委員會(huì)進行(xíng)會(huì)簽”。
7、“發中标通知書(shū)”環節，實際責任部門不符合制(zhì)度規定責任部門“物(wù)資部”；實際達到(dào)的(de)工(gōng)作标準不符合制(zhì)度規定的(de)：“同時向未中标單位解釋未中标原因”。
8、“簽訂合同”環節，實際責任部門不符合制(zhì)度規定責任部門“物(wù)資部”。
（三）邀請招标采購(gòu)業(yè)務執行(xíng)結果的(de)有(yǒu)效性方面
通過對公司2013年1月(yuè)1日至2016年6月(yuè)30日的(de)業(yè)務事項執行(xíng)結果進行(xíng)統計(jì)抽樣，進行(xíng)業(yè)務執行(xíng)結果有(yǒu)效性審計(jì)，發現一些業(yè)務執行(xíng)結果沒有(yǒu)實現業(yè)務對應的(de)管理(lǐ)目标。
1、公司采購(gòu)業(yè)務執行(xíng)結果整體統計(jì)，2013年1月(yuè)的(de)實際實現采購(gòu)預算降低率7.8%，沒有(yǒu)實現不低于8%的(de)管理(lǐ)目标；
2、公司采購(gòu)業(yè)務執行(xíng)結果整體統計(jì)，2013年9月(yuè)的(de)實際實現采購(gòu)預算降低率7.8%，沒有(yǒu)實現不低于8%的(de)管理(lǐ)目标；
3、公司A類物(wù)資采購(gòu)業(yè)務執行(xíng)結果整體統計(jì)，2013年1月(yuè)的(de)實際實現采購(gòu)預算降低率7.5%，沒有(yǒu)實現不低于8%的(de)管理(lǐ)目标；
4、公司A類物(wù)資采購(gòu)業(yè)務執行(xíng)結果整體統計(jì)，2013年8月(yuè)的(de)實際實現采購(gòu)預算降低率7.9%，沒有(yǒu)實現不低于8%的(de)管理(lǐ)目标；
5、公司B類物(wù)資采購(gòu)業(yè)務執行(xíng)結果整體統計(jì)，2013年9月(yuè)的(de)實際實現采購(gòu)預算降低率6.3%，沒有(yǒu)實現不低于8%的(de)管理(lǐ)目标；
6、公司C類物(wù)資采購(gòu)業(yè)務執行(xíng)結果整體統計(jì)，2013年9月(yuè)的(de)實際實現采購(gòu)預算降低率7.3%，沒有(yǒu)實現不低于8%的(de)管理(lǐ)目标；
7、公司原材料采購(gòu) 2013年4月(yuè)23日完成，但(dàn)是其實際實現采購(gòu)預算降低率2.31%，遠沒有(yǒu)實現不低于8%的(de)管理(lǐ)目标。
(四)制(zhì)度規定的(de)邀請招标采購(gòu)流程的(de)适宜性方面
按照(zhào)制(zhì)度規定需要内控、簡潔、直觀、清楚、易執行(xíng)、管用(yòng)的(de)适宜性要求，經過對現有(yǒu)邀請招标采購(gòu)管理(lǐ)規定和(hé)流程制(zhì)度的(de)适宜性進行(xíng)檢查與分(fēn)析，發現公司物(wù)資邀請招标采購(gòu)管理(lǐ)制(zhì)度規定的(de)邀請招标采購(gòu)業(yè)務流程存在以下缺陷和(hé)不足。
1、制(zhì)度規定中的(de)管理(lǐ)目标定義描述“爲規範公司物(wù)資采購(gòu)行(xíng)爲，推進公開(kāi)、公平、公正，陽光(guāng)采購(gòu)，提高(gāo)公司經濟效益”，該管理(lǐ)目标不具有(yǒu)考量性，不适宜。
2、“采購(gòu)計(jì)劃”環節的(de)“責任部門”，對照(zhào)公司2016年度辦公室飲用(yòng)水(shuǐ)供應符合性審計(jì)記錄判斷制(zhì)度不适宜；工(gōng)作标準”中沒有(yǒu)明(míng)确質量要求、審核驗收要求；
3、“确定招标方案”環節“工(gōng)作标準”中沒有(yǒu)明(míng)确時間要求和(hé)審核驗收要求；“工(gōng)作方法”中沒有(yǒu)明(míng)确工(gōng)作技巧方法；
4、“确定入圍投标單位”環節“工(gōng)作标準”中沒有(yǒu)明(míng)确時間要求；“工(gōng)作方法”中沒有(yǒu)明(míng)确工(gōng)作依據和(hé)組織形式；
5、“編制(zhì)招标書(shū)”環節“工(gōng)作标準”中沒有(yǒu)明(míng)确時間要求和(hé)審核驗收要求；“工(gōng)作方法”中沒有(yǒu)明(míng)确組織形式和(hé)技巧方法；
6、“回标”環節“工(gōng)作标準”中沒有(yǒu)明(míng)确質量要求和(hé)審核驗收要求；
7、“開(kāi)标”環節的(de)工(gōng)作任務1和(hé)2的(de)“過程工(gōng)作标準”中均沒有(yǒu)明(míng)确時間要求；工(gōng)作任務1的(de)“工(gōng)作方法”中沒有(yǒu)明(míng)确工(gōng)作技巧方法；對于任務2的(de)工(gōng)作技巧方法，對照(zhào)業(yè)務樣本大(dà)美(měi)公司2013 年12月(yuè)26 日的(de)2016年度辦公室飲用(yòng)水(shuǐ)供應采購(gòu)招标業(yè)務事項符合性審計(jì)記錄判斷，制(zhì)度規定太原則、不具體，不适宜。
8、“投标保證金(jīn)處置”環節“工(gōng)作标準”中沒有(yǒu)明(míng)确質量标準和(hé)審核驗收要求；“工(gōng)作方法”中沒有(yǒu)明(míng)确工(gōng)作依據和(hé)組織方式；
9、“發中标通知書(shū)”環節“工(gōng)作标準”中沒有(yǒu)明(míng)确時間要求和(hé)驗收要求；
10、“簽訂合同”環節“工(gōng)作标準”中沒有(yǒu)明(míng)确質量标準和(hé)審核驗收要求。
從以上(shàng)四個(gè)方面存在的(de)問題看，公司物(wù)資部門成立時間比較短，工(gōng)作經驗比較欠缺，采購(gòu)管理(lǐ)人(rén)員比較年輕，物(wù)資采購(gòu)管理(lǐ)還缺乏知識積累，同時業(yè)務管理(lǐ)目标考核比較模糊等方面，是這些不合格實施産生的(de)主要原因。
（一）制(zhì)度建設方面，我們對公司物(wù)資邀請招标采購(gòu)管理(lǐ)制(zhì)度完善，提出補充明(míng)确以下制(zhì)度内容的(de)審計(jì)建議。
⑴“采購(gòu)計(jì)劃”環節前增加“需用(yòng)計(jì)劃”和(hé)““市場(chǎng)行(xíng)情摸底”環節及對應的(de)“責任部門、責任崗位、工(gōng)作任務、工(gōng)作記錄、工(gōng)作标準和(hé)工(gōng)作方法”方面的(de)明(míng)确規定；
⑵“采購(gòu)計(jì)劃”環節明(míng)确“責任崗位、工(gōng)作記錄、工(gōng)作方法”；
⑶“确定招标方案”環節明(míng)确“責任崗位、工(gōng)作記錄”
⑷“确定招标方案”環節後明(míng)确 “招标方案評審”環節及對應的(de)“責任部門、責任崗位、工(gōng)作任務、工(gōng)作記錄、工(gōng)作标準和(hé)工(gōng)作方法”方面的(de)明(míng)确規定；
⑸“确定投标單位”環節明(míng)确“責任部門、責任崗位、工(gōng)作記錄”；
⑹“編制(zhì)招标書(shū)”環節明(míng)确“責任崗位、工(gōng)作記錄”；
⑺“編制(zhì)招标書(shū)”後增加“招标書(shū)評審”環節及對應的(de)“責任部門、責任崗位、工(gōng)作任務、工(gōng)作記錄、工(gōng)作标準和(hé)工(gōng)作方法”方面的(de)明(míng)确規定；
⑻ “發标書(shū)”環節明(míng)确“責任崗位、工(gōng)作記錄、工(gōng)作标準、工(gōng)作方法”；
⑼ “回标”環節明(míng)确“責任崗位、工(gōng)作記錄、工(gōng)作方法”；
⑽ “開(kāi)标”環節明(míng)确“責任崗位、工(gōng)作記錄”；
⑾ “發中标通知書(shū)”環節明(míng)确“責任崗位、工(gōng)作記錄、工(gōng)作方法”；
⑿ “簽訂采購(gòu)合同”環節明(míng)确“責任崗位、工(gōng)作記錄、工(gōng)作方法”；
⒀“簽訂采購(gòu)合同”環節後，制(zhì)度中依次增加“合同備案交底、業(yè)務就整理(lǐ)歸檔、業(yè)務過程台賬登記、統計(jì)報告、業(yè)務督導、績效考核、風險評審、檢查監控和(hé)責任追究”九個(gè)環節及對應的(de)“責任部門、責任崗位、工(gōng)作任務、工(gōng)作記錄、工(gōng)作标準和(hé)工(gōng)作方法”方面的(de)明(míng)确規定。
（二）在業(yè)務行(xíng)爲糾偏方面，我們提出以下審計(jì)建議和(hé)審計(jì)決定
一是審計(jì)建議：針對“采購(gòu)計(jì)劃”環節，實際責任部門不符合制(zhì)度規定責任部門“物(wù)資部”，實際工(gōng)作任務不符合:未“向公司招投标委員會(huì)常務組長提交采購(gòu)計(jì)劃”；屬于制(zhì)度規定的(de)責任部門爲“物(wù)資部”不适宜，建議按照(zhào)實際修改責任部門；針對“采購(gòu)方式選擇”環節，實際達到(dào)的(de)工(gōng)作标準不符合制(zhì)度規定的(de)：“合理(lǐ)；确保購(gòu)買到(dào)合理(lǐ)低價、最優性價比的(de)材料”和(hé)“招投标委員會(huì)最終确定最佳招标方案”；屬于制(zhì)度規定的(de)工(gōng)作标準抽象，不具體，因此不适宜，建議進行(xíng)修改。二是審計(jì)決定：針對
（1）“采購(gòu)方式選擇”環節，實際責任部門不符合制(zhì)度規定責任部門“物(wù)資部”和(hé)實際采用(yòng)的(de)工(gōng)作方法不符合制(zhì)度規定的(de)：“經公司招投标委員會(huì)討(tǎo)論定最佳招标方案”
（2）“編制(zhì)招标書(shū)”環節，實際責任部門不符合制(zhì)度規定責任部門“物(wù)資部”
（3）“發标書(shū)”環節，實際責任部門不符合制(zhì)度規定責任部門“物(wù)資部”；
（4）“回标”環節，實際責任部門不符合制(zhì)度規定責任部門“物(wù)資部”；
（5）“開(kāi)标”環節，實際責任部門不符合制(zhì)度規定責任部門“公司招投标委員會(huì)”；實際達到(dào)的(de)工(gōng)作标準不符合制(zhì)度規定的(de)：“開(kāi)标評标由物(wù)資部安排專人(rén)記錄，開(kāi)标記錄由招投标委員會(huì)進行(xíng)會(huì)簽”。
（6）“發中标通知書(shū)”環節，實際責任部門不符合制(zhì)度規定責任部門“物(wù)資部”；實際達到(dào)的(de)工(gōng)作标準不符合制(zhì)度規定的(de)：“同時向未中标單位解釋未中标原因”
（7）“簽訂合同”環節，實際責任部門不符合制(zhì)度規定責任部門“物(wù)資部”；這些業(yè)務行(xíng)爲偏離(lí)，均屬于違反制(zhì)度規定的(de)行(xíng)爲，鑒如(rú)此，建議提出對責任人(rén)員啓動問責程序的(de)審計(jì)決定。
（三）有(yǒu)效性方面，經討(tǎo)論決定，建議對以下業(yè)務執行(xíng)結果沒有(yǒu)實現目标的(de)原因進行(xíng)調查，并以審計(jì)決定形式提出。
1、公司采購(gòu)業(yè)務執行(xíng)結果整體統計(jì)，2013年1月(yuè)的(de)實際實現采購(gòu)預算降低率7.8%，沒有(yǒu)實現不低于8%的(de)管理(lǐ)目标；
2、公司采購(gòu)業(yè)務執行(xíng)結果整體統計(jì)，2013年9月(yuè)的(de)實際實現采購(gòu)預算降低率7.8%，沒有(yǒu)實現不低于8%的(de)管理(lǐ)目标；
3、公司A類物(wù)資采購(gòu)業(yè)務執行(xíng)結果整體統計(jì)，2013年1月(yuè)的(de)實際實現采購(gòu)預算降低率7.5%，沒有(yǒu)實現不低于8%的(de)管理(lǐ)目标；
4、公司A類物(wù)資采購(gòu)業(yè)務執行(xíng)結果整體統計(jì)，2013年8月(yuè)的(de)實際實現采購(gòu)預算降低率7.9%，沒有(yǒu)實現不低于8%的(de)管理(lǐ)目标；
5、公司B類物(wù)資采購(gòu)業(yè)務執行(xíng)結果整體統計(jì)，2013年9月(yuè)的(de)實際實現采購(gòu)預算降低率6.3%，沒有(yǒu)實現不低于8%的(de)管理(lǐ)目标；
6、公司C類物(wù)資采購(gòu)業(yè)務執行(xíng)結果整體統計(jì)，2013年9月(yuè)的(de)實際實現采購(gòu)預算降低率7.3%，沒有(yǒu)實現不低于8%的(de)管理(lǐ)目标；
7、公司原材料采購(gòu) 2013年4月(yuè)23日完成，但(dàn)是其實際實現采購(gòu)預算降低率2.31%，遠沒有(yǒu)實現不低于8%的(de)管理(lǐ)目标。
（四）對公司物(wù)資邀請招标采購(gòu)管理(lǐ)制(zhì)度規定的(de)邀請招标采購(gòu)流程提出以下方面修改的(de)審計(jì)建議。
1、修改制(zhì)度規定中的(de)管理(lǐ)目标定義，使之可(kě)以量化。
2、按照(zhào)業(yè)務實際，修改“采購(gòu)計(jì)劃”環節的(de)“責任部門”；工(gōng)作标準”中明(míng)确質量要求、審核驗收要求；
3、“确定招标方案”環節“工(gōng)作标準”中明(míng)确時間要求和(hé)審核驗收要求；“工(gōng)作方法”中明(míng)确工(gōng)作技巧方法；
4、“确定入圍投标單位”環節“工(gōng)作标準”中明(míng)确時間要求；“工(gōng)作方法”中明(míng)确工(gōng)作依據和(hé)組織形式；
5、“編制(zhì)招标書(shū)”環節“工(gōng)作标準”中明(míng)确時間要求和(hé)審核驗收要求；“工(gōng)作方法”中明(míng)确組織形式和(hé)技巧方法；
6、“回标”環節“工(gōng)作标準”中明(míng)确質量要求和(hé)審核驗收要求；
7、“開(kāi)标”環節的(de)工(gōng)作任務1和(hé)2的(de)“工(gōng)作标準”中均明(míng)确時間要求；工(gōng)作任務1的(de)“工(gōng)作方法”中明(míng)确工(gōng)作技巧方法；對于任務2的(de)工(gōng)作技巧方法，建議對照(zhào)業(yè)務樣本大(dà)美(měi)公司2013 年12月(yuè)26 日的(de)2016年度辦公室飲用(yòng)水(shuǐ)供應采購(gòu)招标業(yè)務事項符合性審計(jì)記錄，進行(xíng)修改，是工(gōng)作技巧方法内容具體、可(kě)操作。
8、“投标保證金(jīn)處置”環節“工(gōng)作标準”中明(míng)确質量标準和(hé)審核驗收要求；“工(gōng)作方法”中明(míng)确工(gōng)作依據和(hé)組織方式；
9、“發中标通知書(shū)”環節“工(gōng)作标準”中明(míng)确時間要求和(hé)驗收要求；
10、“簽訂合同”環節“工(gōng)作标準”中明(míng)确質量标準和(hé)審核驗收要求。
本次流程審計(jì)，流程審計(jì)發現和(hé)審計(jì)建議、審計(jì)決定共形成《流程審計(jì)發現與審計(jì)意見書(shū)》四份，其中，制(zhì)度建設充分(fēn)性《流程審計(jì)發現與審計(jì)意見書(shū)》一份，整改期限爲60日内，業(yè)務過程符合性《流程審計(jì)發現與審計(jì)意見書(shū)》一份，整改期限爲30日内，業(yè)務執行(xíng)結果有(yǒu)效性《流程審計(jì)發現與審計(jì)意見書(shū)》一份，整改期限爲45日内，業(yè)務流程适宜性《流程審計(jì)發現與審計(jì)意見書(shū)》一份，整改期限爲60日内，審計(jì)小(xiǎo)組将對整改落實情況進行(xíng)複查驗證。
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